Cum se decontează cheltuielile plătite personal de administrator?
Se întâmplă des ca administratorul unei firme mici să plătească din buzunarul propriu o cheltuială urgentă — un abonament, o factură, o taxă — pentru care firma nu avea încă lichiditate disponibilă sau card la îndemână. Din acel moment, firma îi datorează banii înapoi. Contabil, tratamentul depinde de un singur lucru: administratorul e sau nu și asociat al firmei.
Temeiul legal
Codul fiscal (Legea 227/2015), art. 97 alin. (2) — dacă suma avansată de administratorul-asociat e tratată formal ca împrumut cu dobândă: „Veniturile sub formă de dobânzi [...], contractele civile încheiate se impun cu o cotă de 10% din suma acestora, impozitul fiind final [...] calculul impozitului datorat de către plătitorii de venit se efectuează la momentul plății dobânzii."
Legea 31/1990, art. 67 alin. (2^4) — adăugat de Legea 239/2025, în vigoare din 18.12.2025: „Societățile care, pe baza situațiilor financiare anuale, aprobate potrivit legii, au o valoare a activului net diminuată la mai puțin de jumătate din valoarea capitalului social subscris nu pot restitui acționarilor sau asociaților [...] împrumuturile luate de la aceștia" — relevant dacă suma avansată e privită ca împrumut de la asociat.
Administrator-asociat: cont 4551
Când administratorul care a plătit din bani proprii e și asociat, cea mai curată tratare e ca o sumă temporar avansată firmei — practic un mic împrumut fără dobândă, care se stinge la restituire:
4551se creditează cu suma cheltuielii înregistrate pe firmă, în contrapartidă cu contul de cheltuială/furnizor justificat de document (de exemplu628 = 4551, pentru un abonament plătit direct)- La restituirea banilor administratorului:
4551 = 5121(sau5311, dacă restituirea se face din casierie)
Dacă suma e purtătoare de dobândă (rar, dar posibil dacă se stabilește explicit), se aplică aceeași logică de dobândă și impozit de 10% ca la orice împrumut de la asociat.
Ce document stă la bază
Fiecare sumă decontată are nevoie de documentul justificativ al cheltuielii pe numele firmei (factură, bon fiscal cu CUI-ul firmei, chitanță), plus o dovadă că administratorul a plătit-o din bani proprii (extras de cont personal, sau bon cu semnătura acestuia). Fără document justificativ pe firmă, suma nu poate fi înregistrată drept cheltuială a firmei.
Ce se greșește în practică
- Se decontează sume fără documente justificative pe numele firmei. Un bon fiscal fără CUI-ul firmei sau o factură pe numele administratorului ca persoană fizică nu justifică o cheltuială a firmei.
- Se confundă decontarea cu un avans de trezorerie clasic, deși administratorul nu a primit bani în avans — a plătit deja din proprii bani, deci operațiunea e o datorie a firmei, nu o justificare de avans primit.
- Se restituie sume mari administratorului-asociat fără să se verifice activul net al firmei, deși interdicția de la art. 67 alin. (2^4) se aplică oricărei restituiri către asociat, indiferent de motivul inițial al sumei.
Ce face iConta.eu
Pentru sumele avansate de administratorul-asociat și restituite ulterior de firmă, aplicația folosește logica de decontări cu asociații (contul 4551), inclusiv calculul dobânzii și al impozitului de 10%, dacă operațiunea e introdusă cu dobândă.
Verificarea documentelor justificative ale cheltuielii inițiale rămâne responsabilitatea contabilului la introducerea operațiunii. Verificarea activului net al firmei față de capitalul social, cerută de art. 67 alin. (2^4) înainte de restituire, nu este automatizată în acest moment.