Ce documente trebuie păstrate pentru justificarea regimului micro?
Regimul micro se justifică cu un dosar care are câte o probă pentru fiecare condiție din Codul fiscal art. 47 alin. (1), verificată la 31 decembrie a anului precedent și urmărită apoi pe tot parcursul anului (art. 52). La control, Codul de procedură fiscală art. 73 alin. (1) este clar: „Contribuabilul/Plătitorul are sarcina de a dovedi actele și faptele care au stat la baza declarațiilor sale”. Faptul că în vectorul fiscal apare „micro” nu dovedește și că firma îndeplinea condițiile.
Dosarul, condiție cu condiție
Plafonul de 100.000 euro (lit. c) - Pentru fiecare lună, balanța sau fișele conturilor de venituri care formează cifra de afaceri. Cifra de afaceri este baza plafonului, potrivit art. 47 alin. (1^1) și art. 54 alin. (1). - O foaie de calcul cu veniturile cumulate de la 1 ianuarie și cursul de schimb folosit. Potrivit art. 52 alin. (5), acesta este cursul valabil la închiderea exercițiului financiar precedent. - Lista vânzărilor de mijloace fixe și terenuri. Când firma transferă într-un an mai mult de un activ din aceeași subgrupă sau mai mult de un teren, veniturile din aceste transferuri se adaugă la cifra de afaceri (art. 54 alin. (1)). - Cifrele de afaceri ale întreprinderilor legate, în sensul art. 47 alin. (1^1) lit. a)–d). Aici intră și veniturile sau norma de venit a PFA-ului unui asociat care deține peste 25%.
Capitalul și starea societății (lit. d) și e) - Actul constitutiv la zi și un extras de la registrul comerțului. Extrasul arată cine deține capitalul și că firma nu este în dizolvare urmată de lichidare.
Salariatul (lit. g) - Contractele individuale de muncă. Dacă sunt cu timp parțial, calculul care arată că fracțiunile de normă însumate dau o normă întreagă (art. 51 alin. (4) lit. a)). - Pentru contractele de administrare sau de mandat: contractul și dovada că remunerația este cel puțin egală cu salariul minim brut (art. 51 alin. (4) lit. b)). - Actele de suspendare și certificatele de concediu medical, cu totalul zilelor. Pragurile de 30 de zile sunt în art. 48 alin. (3^1) și (3^3). - Dacă salariatul a plecat: data încetării contractului și contractul noului angajat. Acesta trebuie încheiat în 30 de zile, pe durată nedeterminată sau pe cel puțin 12 luni (art. 52 alin. (3)).
Asociații cu peste 25% (lit. h) - Hotărârea asociaților prin care se stabilește care firmă aplică regimul micro. Termenul este 31 martie, potrivit art. 47 alin. (4).
Situațiile financiare (lit. i) - Recipisa de depunere a situațiilor financiare anuale, cu data depunerii.
Opțiunea - Declarația de mențiuni și recipisa ei. Termenul de comunicare este cel din art. 55 alin. (2).
Cât timp se păstrează
Registrele și documentele justificative se păstrează 5 ani, socotiți de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar (Legea nr. 82/1991, art. 25). Situațiile financiare anuale se păstrează 10 ani (art. 35 alin. (3) din aceeași lege). Dreptul ANAF de a stabili creanțe fiscale se prescrie tot în 5 ani de la 1 iulie a anului următor (Codul de procedură fiscală art. 110 alin. (1) și (2)).
Exemplu: pentru regimul micro aplicat în 2026, dosarul trebuie păstrat cel puțin până la 1 iulie 2032.
Pași practici
- Deschide pentru fiecare an un dosar „Condiții micro”, cu câte o secțiune pentru fiecare literă din art. 47 alin. (1).
- Actualizează lunar calculul plafonului și lista salariaților.
- La 31 decembrie, semnează o notă de verificare pentru anul următor, cu probele atașate.
- Când intervine un eveniment (plecarea salariatului, un asociat nou, vânzarea unui activ), atașează documentul în aceeași lună.
De reținut
- Fiecare condiție din art. 47 alin. (1) are nevoie de o probă scrisă, iar sarcina probei este a firmei.
- Plafonul se dovedește cu calculul cumulat, cursul folosit și veniturile întreprinderilor legate.
- Dosarul se păstrează minimum 5 ani de la 1 iulie a anului următor.