Erori frecvente în contabilitatea HoReCa și cum le eviți
Sectorul HoReCa cumulează trei surse tipice de erori fiscale: cota greșită de TVA, casa de marcat aplicată superficial și plafoanele de numerar ignorate la volum mare de tranzacții cash. Iată unde apar cel mai des și cum se evită.
Eroarea #1: cota de TVA greșită pe restaurant/catering vs. livrare de alimente
Codul fiscal (Legea 227/2015), art.291, astfel cum a fost modificat prin Legea 141/2025, stabilește: - cota standard de 21% pentru operațiunile care nu sunt scutite sau supuse cotei reduse (art.291 alin.(1)); - cota redusă de 11% pentru o listă explicită de bunuri/servicii care include, la lit.m), cazarea în cadrul sectorului hotelier sau al sectoarelor cu funcție similară și, la lit.n), serviciile de restaurant și de catering, cu excepția băuturilor alcoolice și a băuturilor nealcoolice încadrate la codul NC 2202 (art.291 alin.(2)).
Greșeala tipică: aplicarea cotei reduse și pe băuturile alcoolice servite la masă, sau pe băuturile nealcoolice de la codul NC 2202 (de regulă băuturi răcoritoare cu adaos de zahăr/îndulcitori) — acestea rămân la cota standard de 21%, chiar dacă sunt facturate pe același bon ca serviciul de restaurant.
Eroarea #2: livrarea de alimente „la pachet" tratată identic cu masa la restaurant
Livrarea de alimente (inclusiv băuturi, cu excepțiile de la art.291 alin.(2) lit.b) — băuturi alcoolice, băuturi cu codul NC 2202, alimente cu zahăr adăugat peste pragul stabilit, suplimente alimentare) beneficiază și ea de cota redusă de 11%, dar ca categorie distinctă de „serviciile de restaurant și catering". Diferența contează la încadrarea corectă a codului de produs/serviciu în casa de marcat și, ulterior, în evidența contabilă — o eroare de mapare între cele două categorii nu schimbă cota (ambele sunt 11% în cazurile obișnuite), dar poate produce discrepanțe la raportarea SAF-T (D406), unde secțiunile de produse și cote sunt distincte.
Eroarea #3: casa de marcat neutilizată sau bonul fiscal neînmânat
OUG 28/1999 privind obligația operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, art.1 alin.(1), este explicită: operatorii economici care încasează, integral sau parțial, cu numerar sau prin carduri de credit/debit, contravaloarea bunurilor livrate cu amănuntul sau a prestărilor de servicii efectuate direct către populație sunt obligați să utilizeze aparate de marcat electronice fiscale. Alin.(2) adaugă obligația de a emite bonuri fiscale și de a le înmâna clienților — cu excepția plăților prin card, unde bonul nu trebuie tipărit obligatoriu (alin.(2^1)), dar trebuie eliberat la cerere.
Eroarea tipică într-un local aglomerat: vânzări încasate cash fără bonificare corectă, sau bonuri emise cu întârziere după momentul plății — ambele situații creează discrepanțe între încasările efective și cele raportate fiscal, care ies la iveală la un control sau la reconcilierea SAF-T.
Eroarea #4: plăți în numerar peste plafonul legal, nefragmentate corect
Pentru localuri cu volum mare de furnizori plătiți cash (piață, marfă proaspătă), Legea 70/2015 privind întărirea disciplinei financiare a operațiunilor de încasări și plăți în numerar stabilește plafoane stricte: plăți către o persoană juridică, în limita unui plafon zilnic de 5.000 lei/persoană, dar nu mai mult de 10.000 lei/zi în total (art.3 alin.(1) lit.c). Legea interzice explicit fragmentarea facturilor sau a plăților pentru a evita plafonul (art.2 lit.b, art.3 alin.(3)) — o practică frecventă în HoReCa, unde furnizorii zilnici de produse proaspete sunt plătiți cash, uneori „împărțit" artificial pe mai multe chitanțe ca să nu depășească pragul.
Eroarea #5: avansuri spre decontare necontabilizate corect în plafon
Sumele acordate ca avans spre decontare angajaților (pentru achiziții mărunte, cash, tipice în bucătărie/aprovizionare) intră și ele în calculul plafonului zilnic de 5.000 lei, stabilit pentru fiecare persoană care a primit avansul (Legea 70/2015 art.3 alin.(1) lit.e) și alin.(4)) — o eroare frecventă e tratarea avansurilor spre decontare ca fiind „în afara" plafonului de numerar, când legea le include explicit în calcul.
Practic, checklist rapid pentru HoReCa
- Separă clar în sistemul de casă categoriile „restaurant/catering" de „băuturi alcoolice" și „băuturi NC 2202" — cote de TVA diferite pe același bon.
- Verifică emiterea bonului fiscal la fiecare încasare cash, fără excepții, chiar în orele de vârf.
- Urmărește plățile cash zilnice către același furnizor — nu le fragmenta pentru a rămâne „tehnic" sub plafon.
- Include avansurile spre decontare în calculul plafonului zilnic de numerar pe persoană.