Formularul 800 și facturile netransmise: procedura pas cu pas pentru contabili
Situația e banală și apare în orice cabinet: clientul plătește pe loc — la benzinărie, la un service, la un magazin — și factura nu ajunge niciodată în RO e-Factura. Bonul există, plata s-a făcut, dar în sistem nu e nimic.
Până în septembrie 2025, contabilul n-avea ce face. Prin Ordinul ANAF nr. 2.229/2025, publicat în Monitorul Oficial nr. 895 din 30 septembrie 2025, s-a aprobat procedura de notificare și formularul 800.
Denumirea completă a formularului spune exact ce acoperă: „Notificare privind facturile pentru livrările de bunuri/prestările de servicii pentru care plata se face la momentul livrării/prestării, netransmise prin sistemul RO e-Factura în termenul prevăzut la art. 10 alin. (7) din OUG nr. 120/2021".
Cine depune și pentru ce
Notificarea o depune beneficiarul, nu emitentul. Adică firma care a plătit și n-a primit factura în sistem.
Formularul se aplică într-o situație precisă, nu la orice factură lipsă:
- plata s-a făcut integral la momentul livrării bunurilor sau al prestării serviciilor;
- factura nu apare în RO e-Factura după expirarea termenului legal de transmitere;
- eventualele perioade oficiale de nefuncționare a sistemului au trecut.
Perioadele de nefuncționare sunt exclusiv cele publicate pe paginile de internet ale ANAF și ale Ministerului Finanțelor. Nu contează ce spune furnizorul despre propriile probleme tehnice.
Atenție la avansuri. Formularul 800 nu se transmite pentru plăți efectuate în avans. Condiția e ca plata să fie simultană cu livrarea sau prestarea, nu anterioară.
Termenul care se numără
Termenul de transmitere în e-Factura e stabilit de art. 10 alin. 7 din OUG nr. 120/2021. Din 1 ianuarie 2026, prin modificarea adusă de OUG nr. 89/2025, termenul e de 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii, nu 5 zile calendaristice.
Calculul se face conform Regulamentului CEE nr. 1182/71: termenul curge din ziua următoare emiterii, nu include sâmbetele, duminicile și sărbătorile legale, iar dacă ultima zi e nelucrătoare, se prelungește până la prima zi lucrătoare.
Deci înainte de a completa formularul, verificați că termenul a expirat cu adevărat. O factură emisă vineri are termen până vinerea următoare, nu până miercuri.
Cum se depune
Formularul se transmite exclusiv online, prin Spațiul Privat Virtual. Se completează, se semnează electronic, iar beneficiarul încarcă documentele justificative — bonul, dovada plății, orice atestă tranzacția.
Există și secțiune pentru situația în care notificarea e depusă de altcineva decât administratorul firmei, ceea ce e cazul obișnuit pentru un cabinet care depune în numele clientului.
Prin transmitere, beneficiarul declară pe propria răspundere că informațiile sunt corecte.
Formularul și instrucțiunile de completare se descarcă de pe anaf.ro, secțiunea de asistență contribuabili.
Ce se întâmplă după notificare
Emitentul facturii primește mesaj în Spațiul Privat Virtual. Are obligația să transmită factura electronic în ziua următoare.
În plus, e înscris într-un registru folosit pentru analiza de risc fiscal. Repetarea situației îl poate duce pe lista de monitorizare privind transmiterea tardivă a facturilor.
Beneficiarul nu mai are obligații suplimentare după transmiterea formularului.
Partea care doare: dreptul de deducere
Până la primirea facturii valide prin RO e-Factura, beneficiarul nu are drept de deducere a TVA. Nu contează că a primit factura pe email, pe hârtie sau prin orice alt canal.
Asta e miezul procedurii pentru un cabinet. Nu formularul e important, ci consecința lipsei lui: o factură care nu există în e-Factura nu produce drept de deducere, oricâte exemplare pe hârtie ar exista în dosar.
Deci notificarea nu e o formalitate birocratică — e mecanismul prin care beneficiarul își forțează furnizorul să transmită factura, ca să-și poată deduce TVA-ul.
Ce e util să faceți în cabinet
O procedură de verificare lunară. Confruntați plățile pe loc din casă și din card cu facturile intrate în e-Factura. Diferențele care rămân după expirarea termenului sunt candidate pentru formularul 800.
Un dosar de justificative. Bonul și dovada plății trebuie păstrate oricum; pentru notificare, ele devin anexa obligatorie.
Clarificarea cu clientul. Mulți administratori cred că bonul fiscal e suficient. Explicați-le, o singură dată, că fără factura din e-Factura nu se deduce TVA — și că notificarea e calea de a o obține.
Temeiul legal
- OUG nr. 120/2021, art. 10 alin. 7 — termenul de transmitere în RO e-Factura;
- OUG nr. 89/2025 — modifică termenul la 5 zile lucrătoare, aplicabil facturilor emise din 1 ianuarie 2026;
- Ordinul ANAF nr. 2.229/2025, publicat în Monitorul Oficial nr. 895 din 30 septembrie 2025 — aprobă procedura de notificare și modelul formularului 800; în vigoare de la 30 septembrie 2025;
- Regulamentul CEE nr. 1182/71 — regulile de calcul al termenelor.
De reținut
Formularul 800 nu schimbă regulile fiscale și nu creează obligații noi pentru toată lumea. Creează o cale oficială prin care beneficiarul semnalează că furnizorul nu și-a transmis factura.
Pentru cabinet, valoarea lui e indirectă: e singura pârghie prin care un client care a plătit corect își poate recupera dreptul de deducere, atunci când furnizorul ignoră sistemul.