Cum se reconciliază rambursurile de la curier cu facturile?
Firmele care vând cu plata ramburs primesc de la curier, de regulă, o singură linie de decontare bancară agregată, care acoperă zeci sau sute de comenzi individuale. Întrebarea e dacă motorul de matching poate lega automat această linie de facturile corespunzătoare — răspunsul onest e că nu poate, și e important de știut de ce.
Temeiul legal
Articolul 6 (1) Orice operațiune economico-financiară efectuată se consemnează în momentul efectuării ei într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ. (2) Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat și aprobat, precum și a celor care le-au înregistrat în contabilitate, după caz.
De ce linia de decontare curier cade pe roșu
Motorul de matching identifică facturile unui partener pe baza CUI-ului extras din descrierea liniei bancare. O decontare de ramburs de la curier conține, de regulă, un singur transfer agregat, cu textul curierului în descriere (de exemplu "DECONTARE RAMBURS"), nu CUI-ul fiecărui client final care a plătit ramburs la livrare. Fără CUI detectat, motorul marchează automat linia cu status roșu, motivul fiind explicit "fără CUI în descriere" — indiferent de câte facturi individuale acoperă real suma decontată.
Nu există în motorul de matching (core/reconciliere.py) niciun mecanism de "matching pe lot", care să lege o singură linie de decontare agregată de N facturi individuale. Pentru a înregistra corect aceste încasări, e nevoie fie de alocare manuală linie cu linie, fie de un raport separat de settlement (în afara ariei acestui motor), care să identifice comenzile individuale acoperite de decontare.
Ce se greșește în practică
- Se așteaptă ca sistemul să potrivească automat decontarea de ramburs cu toate comenzile aferente — motorul nu are acces la lista de comenzi din spatele decontării agregate, doar la suma și descrierea liniei bancare.
- Se lasă liniile roșii de decontare curier necontate, considerându-se eronat "eroare de sistem", deși e comportamentul așteptat pentru o linie fără CUI.
- Se contabilizează suma agregată direct pe o singură factură arbitrară, doar ca să "dispară" din lista de linii neprocesate, fără legătură reală cu operațiunile individuale.
- Se ignoră diferența dintre comisionul reținut de curier și suma efectiv facturată către client — decontarea netă primită nu corespunde întotdeauna sumei brute din facturi.
Ce face iConta.eu
core/reconciliere.py cere un CUI identificat pentru fiecare linie de extras (populat în amonte, prin extragerea automată din descriere) înainte de a căuta facturi deschise ale partenerului. O linie fără CUI detectat primește direct status roșu, alocări goale. Pentru liniile roșii fără notă manuală, sistemul încearcă o sugestie de cont pe baza istoricului deja contat (core.ai_incredere.sugestie) — o funcționalitate de confort, fără bază legală, utilizatorul rămânând responsabil de validare.
Pentru decontările agregate de ramburs, alocarea pe facturile individuale rămâne un pas manual, folosind parametrul alocari la contare (conteaza) pentru a specifica exact ce facturi se sting.