Greșeala de a nu documenta corecțiile

Greșeala nu stă de obicei în corecția propriu-zisă, ci în lipsa urmei ei: o factură rescrisă peste cifra veche, o notă contabilă modificată fără explicație, un sold „ajustat” fără document. La control, o astfel de corecție ridică aceleași întrebări ca eroarea inițială, plus una în plus: de ce nu se vede cine a corectat, când și de ce.

Orice înregistrare are nevoie de document justificativ

Legea contabilității nr. 82/1991, art. 6 alin. (1), cere ca orice operațiune economico-financiară să fie consemnată într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate. O corecție este o înregistrare ca oricare alta, deci are nevoie de un document care să o justifice.

Art. 6 alin. (2) adaugă că documentele justificative angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat și aprobat, precum și a celor care le-au înregistrat. O corecție nedocumentată mută răspunderea asupra contabilului care a făcut-o.

Corectarea documentelor: regulile de formă

OMFP nr. 2634/2015, anexa nr. 1, stabilește trei reguli:

• pct. 14: în documente nu se admit ștersături sau modificări. Eroarea se corectează prin tăierea cu o linie a textului sau cifrei greșite, cu scrierea alături a variantei corecte. Corectura se face în toate exemplarele și se confirmă prin semnătura persoanei care a corectat, cu data efectuării corecturii.
• pct. 15: la documentele care nu admit corecturi (de exemplu, cele de încasare sau plată în numerar), documentul greșit se anulează și se păstrează. La documentele de predare-primire a bunurilor, corectura se confirmă prin semnătura ambelor părți.
• pct. 16: la documentele completate în sisteme informatice, corecturile sunt admise numai înainte de prelucrare. Documentele din listele de erori, anulări sau completări trebuie semnate de persoanele împuternicite de conducere.

Corectarea înregistrărilor contabile

OMFP nr. 1802/2014 adaugă regulile de fond:

• corectarea erorilor se face la data constatării lor (pct. 65 alin. (2)), nu cu dată retroactivă;
• în exercițiul curent, stornarea se face în roșu sau în negru, după politica contabilă (pct. 69);
• erorile semnificative din exercițiile precedente se corectează pe seama contului 1174 (pct. 67 alin. (2));
• situațiile financiare ale anilor anteriori nu se modifică (pct. 68 alin. (1));
• în notele explicative se prezintă natura erorilor constatate și perioadele afectate (pct. 68 alin. (3)).

Ultima cerință e ușor de uitat: pentru erorile din anii anteriori, documentarea nu se oprește la nota contabilă, ci ajunge și în situațiile financiare.

Cum arată o corecție bine documentată

Exemplu. În aprilie 2026 se constată că o factură de chirie de 3.000 lei din noiembrie 2025 a fost înregistrată de două ori. Dosarul corecției conține:

1. o notă de constatare, cu descrierea erorii, documentele implicate și data constatării;
2. nota contabilă de corecție, datată aprilie 2026, cu trimitere la nota de constatare;
3. aprobarea persoanei împuternicite;
4. o mențiune pentru notele explicative la situațiile financiare pe 2026, dacă eroarea e semnificativă.

Toată această documentare poate fi refolosită la un control, fără reconstituiri din memorie.

Greșeli frecvente

• Modificarea sau ștergerea directă a notei contabile inițiale, fără stornare.
• Datarea corecției cu data operațiunii inițiale, în loc de data constatării.
• Corectarea unei chitanțe prin tăiere, deși documentul trebuia anulat și păstrat.
• Lipsa oricărei explicații în notele explicative pentru erorile din anii anteriori.

De reținut

• Fiecare corecție are nevoie de document justificativ (Legea nr. 82/1991, art. 6).
• Corectura pe document: tăiere cu o linie, semnătură și dată (OMFP nr. 2634/2015, anexa nr. 1, pct. 14).
• Corecția se înregistrează la data constatării (OMFP nr. 1802/2014, pct. 65 alin. (2)).
• Erorile din anii anteriori se descriu în notele explicative (pct. 68 alin. (3)).

Toate ghidurile · ← iConta.eu · Termeni și condiții