Greșeala de a pune pe protocol cheltuieli care nu se califică
Cheltuielile de protocol (mese de afaceri, cadouri oferite partenerilor, evenimente de reprezentare) au un regim fiscal special: sunt deductibile doar în limita unui plafon calculat pe bază de profit contabil, nu integral. Greșeala frecventă e să se „ascundă" pe acest cont cheltuieli care nu au nicio legătură cu reprezentarea firmei — mese personale, cadouri fără scop comercial documentat sau evenimente private — umflând artificial o categorie deja plafonată și expunând firma la reîntregiri de impozit pe profit.
Temeiul legal
„Următoarele cheltuieli au deductibilitate limitată: a) cheltuielile de protocol în limita unei cote de 2% aplicată asupra profitului contabil la care se adaugă cheltuielile cu impozitul pe profit și cheltuielile de protocol. În cadrul cheltuielilor de protocol se includ și cheltuielile înregistrate cu taxa pe valoarea adăugată colectată potrivit prevederilor titlului VII, pentru cadourile oferite de contribuabil, cu valoare mai mare de 100 lei." — Codul fiscal (Legea 227/2015), art. 25 alin. (3) lit. a) (sursă: anaf_surse/cod_fiscal_227_2015_consolidat.txt)
- Plafonul de 2% se aplică la o bază de calcul specifică: profitul contabil + impozitul pe profit + cheltuielile de protocol — nu la cifra de afaceri și nu la profitul net.
- Orice depășire a plafonului este cheltuială nedeductibilă la calculul impozitului pe profit, deci se adaugă înapoi (se reintegrează) în baza impozabilă.
- Cadourile oferite partenerilor de afaceri, cu valoare peste 100 lei, intră expres în categoria protocolului — inclusiv TVA-ul colectat aferent lor, ceea ce le face și mai costisitoare fiscal dacă depășesc plafonul.
- Cheltuieli care nu au legătură cu reprezentarea comercială a firmei (concediu, evenimente private, cadouri fără justificare de afaceri) nu se califică deloc drept protocol — indiferent de plafon, ele riscă să fie complet nedeductibile, ca cheltuieli fără scop economic.
Ce se greșește în practică
- Se pun pe protocol cheltuieli personale ale administratorului sau ale angajaților (mese în oraș fără partener de afaceri prezent, evenimente private) — acestea nu îndeplinesc criteriul de „scop al desfășurării activității economice".
- Se ignoră monitorizarea trimestrială/anuală a plafonului de 2%, iar depășirea se descoperă abia la închiderea anului, când corecția devine mai costisitoare.
- Se omite includerea TVA-ului colectat aferent cadourilor peste 100 lei în calculul propriu-zis al cheltuielii de protocol, subestimând astfel suma supusă plafonării.
- Se confundă cheltuielile de protocol cu cheltuielile de reclamă/publicitate sau cu cele sociale (care au propriile plafoane distincte, de exemplu 5% din fondul de salarii pentru cheltuielile sociale), aplicând regula greșită.
Ce face iConta.eu
Din verificarea codului, iConta.eu recunoaște contul 623 „Cheltuieli de protocol, reclamă și publicitate" în planul de conturi (OMFP 1802/2014), astfel încât sumele înregistrate pe acest cont sunt identificabile corect în balanță și în situațiile financiare. La data acestui ghid, însă, aplicația nu are un calculator automat care să verifice, la fiecare închidere de perioadă, dacă suma cumulată din contul 623 depășește plafonul legal de 2% din baza de calcul — această verificare rămâne, deocamdată, o sarcină manuală a contabilului la calculul impozitului pe profit.