Înființare firmă și alegerea programului de contabilitate
La înființarea unei firme, alegerea programului de contabilitate nu este o decizie pur comercială — legea contabilă stabilește un set de criterii minimale pe care orice program informatic financiar-contabil trebuie să le respecte, indiferent de furnizor.
Temeiul legal
„Sistemul informatic de prelucrare automată a datelor la nivelul fiecărei entități trebuie să asigure prelucrarea datelor înregistrate în contabilitate în conformitate cu reglementările contabile aplicabile, controlul și păstrarea acestora pe suporturi tehnice. [...] Programele informatice utilizate în activitatea financiar-contabilă trebuie să asigure listarea în orice moment a documentelor financiar-contabile solicitate de organele de control." — OMFP nr. 2.634/2015 (Normele generale privind documentele financiar-contabile, Anexa 1), Litera F — Criteriile minimale privind programele informatice, pct. 55-56 (sursă: anaf_surse/omfp_2634_2015_anexa1_norme_generale.txt)
Câteva criterii minimale relevante pentru alegerea unui program de contabilitate, potrivit normelor citate:
- Programul trebuie să asigure listarea în orice moment a documentelor financiar-contabile solicitate de organele de control, iar rezultatele prelucrărilor trebuie să fie în concordanță strictă cu actele normative aplicabile.
- Fiecare dată înregistrată trebuie să se regăsească într-un document la care să aibă acces atât beneficiarul, cât și organele de control, iar operațiunile trebuie numerotate cronologic, fără posibilitatea de inserări sau ștergeri ulterioare nejustificate.
- Programul trebuie să asigure conservarea datelor pe o perioadă care respectă termenele legale de păstrare din Legea contabilității, precum și arhivarea produselor-program, a datelor introduse și a situațiilor financiare, cu posibilitatea reintegrării lor în sistem.
- Trebuie asigurată confidențialitatea datelor (parole, coduri de identificare, copii de siguranță) și interdicția de a modifica datele dintr-o perioadă deja închisă.
Ce se greșește în practică
- Se alege un program de contabilitate exclusiv pe criterii de preț sau ușurință de utilizare, fără verificarea respectării criteriilor minimale din normele contabile (trasabilitate, listare la cerere, arhivare).
- Se folosesc fișiere Excel sau instrumente improvizate pentru evidența contabilă, care nu asigură numerotarea cronologică și interdicția de modificare ulterioară impuse de norme.
- Se schimbă programul de contabilitate în cursul unui exercițiu financiar fără o reconciliere între datele arhivate din vechiul sistem și cele din noul sistem, deși norma cere expres această reconciliere.
Ce face iConta.eu
iConta.eu este un program de contabilitate online care ține jurnalele, registrele și documentele financiar-contabile ale firmei, cu păstrarea și trasabilitatea operațiunilor introduse. Verificarea conformității depline cu fiecare criteriu tehnic din normele OMFP 2.634/2015 rămâne, ca la orice soluție software, o evaluare pe care firma o poate face înainte de a alege programul.