Poate administratorul ține o contabilitate comună pentru mai multe asociații de proprietari?
Nu. Un administrator poate avea în grijă mai multe asociații, dar legea îi cere să gestioneze separat, pentru fiecare asociație, bunurile materiale și fondurile bănești și să țină evidențe contabile separate pentru fiecare condominiu. O contabilitate comună, în care încasările și plățile mai multor blocuri se amestecă, încalcă direct aceste reguli.
Fiecare asociație e o persoană juridică distinctă, cu propriul cod de identificare fiscală, propriul cont bancar și propriul fond de reparații și de rulment. Proprietarii dintr-un bloc nu pot finanța, nici măcar temporar, cheltuielile altui bloc.
Temeiul legal
„f) organizează și conduce contabilitatea în partidă simplă și activitatea de casierie; […] g) gestionează, separat pentru fiecare asociație, bunurile materiale și fondurile bănești ale asociației, conform hotărârilor adunării generale și deciziilor comitetului executiv;" — Legea 196/2018, art. 66 alin. (1) lit. f)-g) (sursă: anaf_surse/legea_196_2018_asociatii_proprietari_consolidat.txt) „(2) Administratorul nu poate utiliza în niciun fel fondurile asociației de proprietari, fără hotărârea scrisă a adunării generale sau a deciziei comitetului executiv, după caz. (3) Administratorul are obligația de a ține evidențe contabile separate pentru fiecare condominiu în parte pe care îl are în administrare." — Legea 196/2018, art. 66 alin. (2)-(3) (sursă: anaf_surse/legea_196_2018_asociatii_proprietari_consolidat.txt) „(1) Fiecare asociație de proprietari este obligată să dețină un singur cont bancar." — Legea 196/2018, art. 20 alin. (1) (sursă: anaf_surse/legea_196_2018_asociatii_proprietari_consolidat.txt)
Ce înseamnă concret:
- Evidență separată pe condominiu: registre, documente de casă, situația soldurilor și lista de plată proprii fiecărei asociații.
- Fonduri separate: banii fiecărei asociații stau în contul ei bancar unic, nu într-un cont comun al administratorului sau al firmei de administrare.
- Fără compensări între asociații: un minus de lichiditate la o asociație nu se acoperă din banii alteia. Administratorul nu poate folosi fondurile unei asociații fără hotărârea adunării generale sau decizia comitetului executiv.
- Controlul: cenzorul fiecărei asociații verifică lunar execuția bugetului pe documentele și registrele acelei asociații (art. 61 lit. c)), iar compartimentul primăriei poate controla activitatea financiar-contabilă (art. 10 alin. (4)).
- Sancțiunea: gestionarea veniturilor asociației altfel decât prevede art. 20 este contravenție, cu amendă de la 5.000 la 10.000 lei (art. 102).
Un administrator poate folosi același program sau același birou pentru toate asociațiile. Contează ca datele fiecărei asociații să fie ținute separat.
SC Exemplu Administrare SRL administrează trei blocuri. Luna aceasta, Asociația Bloc A are de plătit o factură de apă de 12.000 lei, dar are în cont doar 9.000 lei. Asociația Bloc B are disponibil 20.000 lei. Administratorul nu poate plăti diferența de 3.000 lei din banii Asociației Bloc B. Soluția legală ține de Asociația Bloc A: folosirea fondului de rulment sau eșalonarea cu furnizorul, prin decizie a organelor ei.
Ce se greșește în practică
- Încasările mai multor asociații intră în contul firmei de administrare și se împart ulterior „pe blocuri".
- Se folosește o singură casierie și un singur registru de casă pentru toate asociațiile administrate.
- Se fac împrumuturi temporare între asociațiile aceluiași administrator, fără hotărâri ale adunărilor generale.
- Cheltuielile comune ale administratorului, cum ar fi rechizitele sau programul informatic, se repartizează între asociații fără temei contractual.
Ce face iConta.eu
În iConta.eu fiecare firmă adăugată în cabinet are propria evidență, separată de a celorlalte. Aplicația nu are însă un modul dedicat asociațiilor de proprietari: nu ține contabilitatea în partidă simplă a unei asociații, nu calculează liste de plată și nu gestionează fondurile de reparații și de rulment. Registrul de încasări și plăți din aplicație e construit pentru PFA, II și IF.