La ce poate fi folosit fondul de penalități al unei asociații de proprietari?
Banii încasați de asociația de proprietari din penalitățile de întârziere aplicate restanțierilor nu sunt un venit liber, pe care comitetul executiv îl poate cheltui după cum crede de cuviință. Legea îi strânge într-un fond distinct, fondul de penalități, și îi leagă de destinații precise: plata penalităților pe care terții (furnizorii de utilități, de exemplu) le impun asociației și cheltuielile cu reparațiile proprietății comune, reabilitarea termică sau consolidarea clădirii.
Pentru contabilul asociației, asta înseamnă evidență separată a fondului și o verificare la fiecare plată din el: dacă destinația nu se încadrează în lista din lege, plata nu poate fi făcută din acest fond.
Temeiul legal
„(3) Sumele rezultate din aplicarea penalităților de întârziere, prevăzute la alin. (1) , se includ în fondul de penalități al asociației de proprietari și se vor utiliza cu prioritate pentru plata penalităților impuse asociației de proprietari de către terți, precum și pentru cheltuieli cu reparațiile asupra proprietății comune, reabilitarea termică sau consolidarea condominiului. Sumele rezultate din aplicarea penalităților de întârziere nu pot fi utilizate și în alte scopuri." — Legea 196/2018, art. 77 alin. (3) (sursă: anaf_surse/legea_196_2018_asociatii_proprietari_consolidat.txt)
„(1) Asociația de proprietari poate stabili un sistem propriu de penalități pentru orice sumă cu titlu de restanță, afișată pe lista de plată. Penalitățile nu vor fi mai mari de 0,2% pentru fiecare zi de întârziere și se vor aplica numai după o perioadă de 30 de zile de la termenul scadent pentru plată, fără ca suma penalităților să poată depăși suma la care s-au aplicat." — Legea 196/2018, art. 77 alin. (1) (sursă: anaf_surse/legea_196_2018_asociatii_proprietari_consolidat.txt)
Ce rezultă concret:
- Destinații permise: penalitățile impuse asociației de terți; reparații la proprietatea comună; reabilitare termică; consolidarea condominiului.
- Ordinea: legea spune „cu prioritate" pentru aceste destinații, iar fraza următoare închide orice alt scop — „nu pot fi utilizate și în alte scopuri". Practic, lista e exhaustivă.
- Ce nu intră: salarii și indemnizații, cheltuieli administrative curente, achiziții de materiale de curățenie, acoperirea golurilor de încasare din fondul de rulment. Acestea se acoperă din cotele de contribuție, nu din penalități.
- Alimentarea fondului vine doar din penalitățile stabilite conform alin. (1): maximum 0,2% pe zi, aplicate numai după 30 de zile de la scadență și plafonate la suma restantă.
Asociația de proprietari din care face parte SC Exemplu SRL (proprietar al unui spațiu comercial) a adoptat penalități de 0,2% pe zi. Pentru o restanță de 1.000 lei, pe 20 de zile penalizate: 1.000 × 0,2% × 20 = 40 lei. Suma intră în fondul de penalități. Dacă asociația primește de la furnizorul de apă o penalitate de 30 lei pentru plata facturii cu întârziere, cei 30 de lei pot fi plătiți din fond; restul de 10 lei rămâne în fond pentru reparații la proprietatea comună. Oricât de mare ar fi întârzierea, penalitățile pentru această restanță nu pot depăși 1.000 lei.
Ce se greșește în practică
- Penalitățile încasate sunt amestecate cu fondul de rulment sau cu încasările din cote și cheltuite pe cheltuieli curente — exact ce interzice ultima frază a alin. (3).
- Fondul e folosit pentru „dotări" (mobilier la avizier, echipamente de birou ale administratorului), care nu sunt reparații la proprietatea comună.
- Penalitățile se calculează de la prima zi după scadență, fără perioada de 30 de zile, sau peste plafonul de 0,2% pe zi — sumele încasate peste limită pot fi contestate de proprietar.
- Nu se urmărește plafonul total: penalitățile ajung să depășească restanța la care s-au aplicat.
Ce face iConta.eu
iConta.eu nu are un modul dedicat asociațiilor de proprietari: nu întocmește lista de plată, nu calculează penalitățile pe apartamente și nu ține automat evidența fondului de penalități. Pentru o asociație poți folosi contabilitatea generală și nota contabilă pentru a înregistra separat fondul și plățile din el, dar încadrarea fiecărei plăți în destinațiile permise de lege rămâne decizia contabilului și a comitetului executiv.