Ce fel de contabilitate ține o asociație de proprietari: partidă simplă sau partidă dublă?
Partidă simplă. Legea 196/2018 spune de două ori, explicit, că administratorul organizează și conduce contabilitatea asociației în partidă simplă: o dată la atribuțiile administratorului, o dată la veniturile și cheltuielile asociației. Regulile tehnice sunt în OMFP 3103/2017, anexa nr. 2. Aceasta se aplică asociațiilor de proprietari, unităților de cult și entităților fără scop patrimonial obligate prin lege la partidă simplă.
Consecința practică: asociația nu întocmește situații financiare anuale. Asta nu înseamnă lipsa evidenței. Se țin registrele și formularele din OMFP 3103/2017, iar lunar se întocmește situația soldurilor elementelor de activ și de pasiv. Administratorul care are mai multe blocuri ține evidențe contabile separate pentru fiecare condominiu.
Temeiul legal
„(1) Administratorul organizează și conduce contabilitatea în partidă simplă a veniturilor și cheltuielilor asociației de proprietari cu respectarea prevederilor legale în vigoare privind legislația financiar-contabilă.” — Legea 196/2018, art. 74 alin. (1) (sursă: anaf_surse/legea_196_2018_asociatii_proprietari_consolidat.txt)
„f) organizează și conduce contabilitatea în partidă simplă și activitatea de casierie” — Legea 196/2018, art. 66 alin. (1) lit. f) (sursă: anaf_surse/legea_196_2018_asociatii_proprietari_consolidat.txt)
„1. Categoriile de persoane juridice fără scop patrimonial care pot organiza şi conduce contabilitatea în partidă simplă sunt următoarele: a) unităţile de cult; b) asociaţiile de proprietari.” — OMFP 3103/2017, anexa nr. 2, cap. 1 pct. 1 (sursă: anaf_surse/omfp_3103_2017.txt)
„7. Persoanele juridice fără scop patrimonial care conduc contabilitatea în partidă simplă nu întocmesc situaţii financiare anuale.” — OMFP 3103/2017, anexa nr. 2, cap. 2 lit. A pct. 7 (sursă: anaf_surse/omfp_3103_2017.txt)
De reținut:
- Legea specială are formulare imperativă: administratorul „organizează și conduce contabilitatea în partidă simplă". Ordinul spune că asociațiile de proprietari „pot" ține partidă simplă. Planul de conturi pentru partidă dublă din anexa nr. 1 are chiar un cont dedicat, 115 „Fondul de rulment al membrilor asociațiilor de proprietari". Un ordin nu poate însă modifica o lege. Regula de lucru rămâne cea din Legea 196/2018, adică partida simplă.
- Partida simplă nu înseamnă contabilitate de casă. OMFP 3103/2017 precizează că reglementările se bazează pe contabilitatea de angajamente. Operațiunile se înregistrează când se produc, nu când se încasează sau se plătesc (anexa nr. 2, cap. 2 lit. A pct. 1 alin. (2)).
- Formulare specifice: lista de plată a cotelor de contribuție (14-6-28), registrele fondurilor (14-6-25/a-d), situația soldurilor elementelor de activ și de pasiv (14-6-30/d).
- Evidențe separate pe fiecare condominiu administrat (art. 66 alin. (3) din Legea 196/2018).
Ce se greșește în practică
- Asociația de proprietari se tratează ca o asociație obișnuită (ONG), cu partidă dublă și situații financiare anuale. Asociațiile obișnuite țin partidă dublă, dar asociația de proprietari are regula ei din Legea 196/2018.
- „Partidă simplă" se interpretează ca simplă evidență de încasări și plăți în numerar. OMFP 3103/2017 cere contabilitate de angajamente.
- Un administrator cu mai multe blocuri ține o evidență comună pentru toate asociațiile.
- Situația soldurilor, obligatorie lunar, se omite pe motiv că „nu avem bilanț".
Ce face iConta.eu
iConta.eu are un regim de partidă simplă, dar el este construit pentru PFA, II și IF. Acest regim cuprinde registrul de încasări și plăți și Fișa D212. Nu acoperă formularele și fondurile specifice asociațiilor de proprietari. Contabilitatea pentru ONG-uri din aplicație este în partidă dublă. Aplicația nu are, în acest moment, un regim dedicat asociațiilor de proprietari.