Ce registre obligatorii trebuie să țină o asociație de proprietari?
Legea asociațiilor de proprietari numește două registre: registrul unic de procese-verbale, în care intră hotărârile adunării generale, deciziile comitetului executiv și consemnările cenzorului, și registrul unic de venituri și cheltuieli, în care se evidențiază veniturile din exploatarea proprietății comune. Pe lângă acestea, administratorul ține contabilitatea în partidă simplă și activitatea de casierie, cu evidență separată pentru fiecare condominiu.
În practică, la un control al primăriei sau la o contestație a unui proprietar, prima întrebare e unde este consemnată hotărârea. Dacă nu e în registrul unic, luată în timpul ședinței, apare imediat problema de valabilitate.
Temeiul legal
„(1) Hotărârea proprietarilor privind constituirea asociației de proprietari se consemnează prin proces-verbal, înregistrat în registrul unic al asociației de proprietari care cuprinde procesele-verbale ale adunării generale, comitetului executiv și cenzorului/comisiei de cenzori, semnate de toți proprietarii care și-au dat consimțământul." — Legea 196/2018, art. 16 alin. (1) (sursă: anaf_surse/legea_196_2018_asociatii_proprietari_consolidat.txt) „(5) Hotărârile adunărilor generale se consemnează, numai în timpul ședinței, în registrul unic de procese-verbale al asociației de proprietari, se semnează de către toți membrii prezenți ai adunării generale, de cenzor/comisia de cenzori și se afișează la avizier." — Legea 196/2018, art. 49 alin. (5) (sursă: anaf_surse/legea_196_2018_asociatii_proprietari_consolidat.txt) „(2) Veniturile prevăzute la alin. (1) alimentează numai fondul de reparații al asociației de proprietari și nu se plătesc proprietarilor. Lista acestor venituri, precum și cheltuielile aferente lor sunt prezentate semestrial, într-un raport afișat la avizierul asociației, și se evidențiază în registrul unic de venituri și cheltuieli al asociației de proprietari." — Legea 196/2018, art. 70 alin. (2) (sursă: anaf_surse/legea_196_2018_asociatii_proprietari_consolidat.txt) „f) organizează și conduce contabilitatea în partidă simplă și activitatea de casierie; […]" — Legea 196/2018, art. 66 alin. (1) lit. f) (sursă: anaf_surse/legea_196_2018_asociatii_proprietari_consolidat.txt)
1. Registrul unic de procese-verbale cuprinde: - procesul-verbal de constituire a asociației (art. 16 alin. (1)); - hotărârile adunării generale, consemnate numai în timpul ședinței și semnate de membrii prezenți și de cenzor (art. 49 alin. (5)); - deciziile comitetului executiv, semnate de membrii prezenți și de cenzor și afișate la avizier în cel mult 7 zile (art. 55 alin. (4)); - rezultatele controalelor inopinate ale cenzorului, făcute împreună cu 2 membri ai comitetului executiv (art. 61 lit. e)).
2. Registrul unic de venituri și cheltuieli evidențiază veniturile din exploatarea proprietății comune, inclusiv dobânzile bancare, și cheltuielile aferente. Aceste venituri merg numai în fondul de reparații și nu se împart proprietarilor (art. 70).
3. Evidența contabilă și de casierie e ținută de administrator, în partidă simplă, separat pe fiecare condominiu (art. 66 alin. (1) lit. f) și alin. (3)). Comitetul executiv avizează registrele privind gestiunea administratorului (art. 55 alin. (2)) și răspunde de păstrarea arhivei financiar-contabile (art. 55 alin. (1) lit. s)).
Legea mai menționează cartea tehnică a construcției, cu jurnalul evenimentelor, în care se trec modificările proprietăților individuale care au necesitat autorizație de construire.
Ce se greșește în practică
- Se țin procese-verbale pe foi separate sau în format electronic, redactate după ședință. Legea cere consemnarea în registrul unic, în timpul ședinței.
- Se țin registre distincte pentru adunare, comitet și cenzor. Legea vorbește de un registru unic pentru toate trei.
- Veniturile din chirii pe spațiile comune sau din reclame se scad din cotele de întreținere, în loc să meargă în fondul de reparații și în registrul unic de venituri și cheltuieli.
- Raportul semestrial al acestor venituri nu se mai afișează la avizier.
Ce face iConta.eu
iConta.eu nu are un modul dedicat asociațiilor de proprietari și nu generează registrul unic de procese-verbale sau registrul unic de venituri și cheltuieli. Registrul de încasări și plăți din aplicație e construit pentru PFA, II și IF (baza pentru Fișa D212), nu pentru asociații de proprietari. Ținerea registrelor prevăzute de Legea 196/2018 rămâne la administrator și la contabilul asociației.