Ce trebuie să predea administratorul asociației de proprietari la încetarea contractului?
Vechiul administrator predă noului administrator tot ce a avut în administrare. Predarea se face în 5 zile de la încetarea contractului, pe baza unui proces-verbal de predare-primire vizat de președintele asociației și de cenzor sau comisia de cenzori. Legea enumeră ce trebuie să conțină procesul-verbal. Separat, cere predarea contabilității fondului de reparații și a fondului de rulment.
Miza e mare pentru ambele părți. Administratorul care nu predă complet și la termen nu este descărcat de gestiune și poate fi acționat în instanță de asociație. Noul administrator, fără o predare corectă, preia solduri pe care nu le poate verifica.
Temeiul legal
„(1) În cazul schimbării administratorului, vechiul administrator este obligat să transmită noului administrator, în baza unui proces-verbal de predare-primire vizat de președintele asociației și de către cenzor/comisia de cenzori, într-un termen de 5 zile de la încetarea contractului său, totalitatea documentelor, bunurilor și valorilor aflate în administrarea sa, situația financiar-contabilă a asociației și a fiecărui proprietar în raport cu asociația, situația soldurilor elementelor de activ și de pasiv la data predării. Procesul-verbal cuprinde și chitanța de plată cu care s-a făcut ultima încasare, numele proprietarilor restanțieri, sumele restante, contractele în derulare, plățile ce urmează a fi făcute după data predării. (2) În caz de neîndeplinire a prevederilor prevăzute la alin. (1) , administratorul nu este descărcat de gestiune și poate fi acționat în instanță de asociația de proprietari.” — Legea 196/2018, art. 69 alin. (1)-(2) (sursă: anaf_surse/legea_196_2018_asociatii_proprietari_consolidat.txt)
„(5) În termen de 5 zile de la încetarea contractului de administrare, administratorul este obligat să prezinte, în condițiile prevăzute la art. 69 alin. (1) , președintelui asociației de proprietari și cenzorului/comisiei de cenzori contabilitatea fondului de reparații, a fondului de rulment și să o transfere noului administrator.” — Legea 196/2018, art. 71 alin. (5) (sursă: anaf_surse/legea_196_2018_asociatii_proprietari_consolidat.txt)
Lista de predare, după textul legii:
- toate documentele, bunurile și valorile aflate în administrare (inclusiv numerarul din casă);
- situația financiar-contabilă a asociației și a fiecărui proprietar în raport cu asociația;
- situația soldurilor elementelor de activ și de pasiv la data predării;
- chitanța cu care s-a făcut ultima încasare, ca reper pentru continuitatea numerotării;
- numele restanțierilor și sumele restante;
- contractele în derulare și plățile de făcut după data predării;
- contabilitatea fondului de reparații și a fondului de rulment, prezentată președintelui și cenzorului și transferată noului administrator.
Procesul-verbal trebuie vizat de președinte și de cenzor sau comisia de cenzori. Semnătura celor doi administratori nu este suficientă.
Contractul administratorului Asociației de Proprietari Bloc Exemplu încetează pe 31 mai. Predarea trebuie făcută până pe 5 iunie. Procesul-verbal consemnează: numerar în casă 300 lei; sold bancar 38.700 lei; ultima chitanță emisă, nr. 1.245; trei restanțieri cu 4.200 lei în total; contractele de salubrizare și de curățenie în derulare; o factură de apă de 5.100 lei, scadentă pe 10 iunie; soldul fondului de rulment de 18.000 lei și al fondului de reparații de 21.000 lei, cu evidența pe fiecare proprietar. Procesul-verbal poartă viza președintelui și a cenzorului.
Ce se greșește în practică
- Se predă „dosarul" fără situația soldurilor la data predării. Noul administrator preia atunci solduri nereconciliate.
- Procesul-verbal nu e vizat de cenzor. Fără viză, condițiile art. 69 alin. (1) nu sunt îndeplinite.
- Lipsesc lista nominală a restanțierilor și plățile scadente după predare. Apar facturi „surpriză" și penalități de la furnizori.
- Se depășește termenul de 5 zile, fără să se înțeleagă că administratorul nu este descărcat de gestiune.
Ce face iConta.eu
iConta.eu nu are un modul pentru asociațiile de proprietari. Nu generează procesul-verbal de predare-primire și nici evidența fondurilor pe proprietari. Aplicația lucrează pe regimuri de firmă SRL (partidă dublă) și PFA/II/IF (partidă simplă). Predarea-primirea între administratori rămâne o procedură documentară, făcută în afara aplicației.