Ce informații obligatorii trebuie să conțină un NIR?
Nota de recepție și constatare de diferențe (NIR) nu este necesară la fiecare intrare de marfă — legea o impune doar în situații specifice. Când e obligatorie, formularul are un set fix de câmpuri, stabilit prin modelul-cadru aprobat de Ministerul Finanțelor.
Temeiul legal
„(Cod 14-3-1A) Nota de recepție și constatare de diferențe (NIR) servește ca: document pentru recepția bunurilor aprovizionate; document justificativ pentru încărcare în gestiune; document justificativ de înregistrare în contabilitate. Nota de recepție și constatare de diferențe se folosește ca document de recepție obligatoriu numai în cazul: bunurilor materiale cuprinse într-o factură sau aviz de însoțire a mărfii, care fac parte din gestiuni diferite; bunurilor materiale primite spre prelucrare, în custodie sau în păstrare; bunurilor materiale procurate de la persoane fizice; bunurilor materiale care sosesc neînsoțite de documente de livrare; bunurilor materiale care prezintă diferențe la recepție; mărfurilor intrate în gestiunile la care evidența se ține la preț de vânzare." — OMFP nr. 2.634/2015 privind documentele financiar-contabile, Anexa 2 — Norme specifice de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile (sursă: anaf_surse/omfp_2634_2015_anexa2_norme_specifice.txt)
Câmpurile pe care modelul oficial (cod 14-3-1A) le impune, conform anexei cu modele:
- numărul și data documentului, plus numărul facturii/avizului de însoțire a mărfii;
- datele privind expedierea (vagon/auto, delegat, documente însoțitoare);
- pentru fiecare bun recepționat: denumire, U/M, cantitate conform documentelor, cantitate recepționată, preț unitar, valoare;
- eventualele diferențe constatate la recepție (plus/minus), cu cantitate, preț unitar și valoare;
- semnăturile membrilor comisiei de recepție și ale persoanei care primește bunurile în gestiune, cu data.
În cazurile în care NIR-ul nu este obligatoriu (bunuri de la același furnizor, aceeași gestiune, fără diferențe), recepția și înregistrarea în contabilitate se fac direct pe baza documentului de livrare (factură sau aviz de însoțire).
Ce se greșește în practică
- Se întocmește NIR pentru orice intrare de marfă, chiar și atunci când legea nu o impune, dublând inutil documentele justificative.
- Se omite întocmirea NIR-ului tocmai în cazurile în care e obligatoriu — cel mai frecvent, la mărfuri procurate de la persoane fizice sau la bunuri sosite neînsoțite de documente de livrare.
- Se lasă necompletate datele valorice pe NIR, fără să se asigure că acestea apar în alt document justificativ care stă la baza înregistrării în contabilitate — condiție cerută explicit de normă atunci când valorile nu se înscriu direct pe NIR.
Ce face iConta.eu
La data acestui ghid, iConta.eu generează NIR-ul din modulul de stocuri pe baza articolelor introduse, validând că fiecare linie are denumire, cantitate pozitivă și cotă de TVA declarată explicit — o linie de NIR fără articole este respinsă de motorul intern, nefiind considerată o recepție validă. Decizia dacă un NIR este obligatoriu pentru o anumită intrare de marfă (conform situațiilor enumerate mai sus) rămâne o evaluare a utilizatorului.