Dosarul de inventariere: ce trebuie să conțină ca să reziste la control
Inventarierea se face de obicei. Dosarul de inventariere, mai rar. Iar la control nu se verifică dacă ai numărat marfa, ci dacă poți dovedi că ai numărat-o — cu documente întocmite la timp, semnate de cine trebuie. Sancțiunile pentru dosar incomplet se dau constant, la firme care își făcuseră inventarul.
Când se face
Inventarierea generală a elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii se efectuează cel puțin o dată în cursul exercițiului financiar, de regulă la sfârșitul acestuia.
Se mai face și în alte momente: la fuziune sau încetarea activității, la cererea organelor de control, ori de câte ori sunt indicii de plusuri sau lipsuri, la predarea-primirea gestiunii, în caz de calamități.
Există și un caz pe care mulți îl omit: inventarierea pentru întocmirea situațiilor financiare interimare, atunci când se distribuie dividende în cursul anului. Fără ea, situațiile interimare n-au bază, iar distribuirea rămâne fără suport.
Ce cuprinde dosarul
Nu e un singur document, ci un lanț. Fiecare verigă lipsă rupe demonstrația.
Decizia de inventariere, emisă de administrator, prin care se numește comisia și se stabilește perioada.
Declarațiile gestionarilor, date înainte de începerea inventarierii, prin care confirmă că toate documentele au fost predate la contabilitate și că nu dețin bunuri ale terților nedeclarate.
Listele de inventariere, completate pe teren, cu cantitățile faptice, semnate de comisie și de gestionar. Se întocmesc separat pentru bunurile care nu aparțin societății.
Procesul-verbal de inventariere, care cuprinde rezultatele: plusurile, lipsurile, propunerile de regularizare, cauzele și persoanele răspunzătoare.
Deciziile de soluționare — aprobarea administratorului asupra propunerilor comisiei.
Registrul-inventar, în care se înscriu rezultatele.
Legea contabilității nr. 82/1991, art. 7: persoanele prevăzute la art. 1 au obligația să efectueze inventarierea generală a elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii deținute la începutul activității, cel puțin o dată în cursul exercițiului financiar pe parcursul funcționării lor, în cazul fuziunii sau încetării activității, precum și în alte situații prevăzute de lege.
OMFP nr. 2861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea și efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii.
OMFP nr. 1802/2014, secțiunea privind evaluarea la inventar și prezentarea în situațiile financiare.
Ce se face cu plusurile și lipsurile
Lipsurile imputabile se recuperează de la persoanele vinovate, la valoarea de înlocuire. Cheltuiala nu e deductibilă în măsura în care nu e imputată sau nu are asigurare.
Lipsurile neimputabile — perisabilități în limitele legale, deprecieri justificate — se înregistrează pe cheltuieli, în condițiile prevăzute de lege.
Plusurile se înregistrează ca venituri sau, după caz, se compensează cu lipsurile.
Compensarea plusurilor cu minusurile se poate face doar pentru aceeași perioadă de gestiune, la același gestionar, și numai pentru bunuri similare care pot fi confundate între ele din cauza asemănării de aspect, ambalaj sau denumire. Nu e o regulă de comoditate contabilă, are condiții stricte.
Inventarierea creanțelor și datoriilor
Partea cel mai des omisă. Inventarierea nu se oprește la stocuri și mijloace fixe — cuprinde toate elementele de activ și de pasiv.
Creanțele și datoriile se inventariază prin confirmare de sold cu partenerii, sau prin analiza documentelor care le justifică, acolo unde confirmarea nu e posibilă. Soldurile neconfirmate și cele vechi trebuie analizate: unele cer ajustări pentru depreciere, altele sunt prescrise și trebuie scoase din evidență.
O balanță cu solduri de terți care nu s-au mișcat de trei ani și nicio urmă de analiză în dosar e un semnal pentru orice inspector.
De ce se dau sancțiuni
Nu pentru că marfa n-ar fi fost numărată, ci pentru că lipsește lanțul de documente care dovedește procedura: decizia, declarațiile gestionarilor, listele semnate, procesul-verbal, decizia de soluționare, înregistrarea în registrul-inventar.
Dosarul se întocmește în timpul inventarierii. Nu se poate reface la cerere, fiindcă documentele poartă date și semnături care trebuie să fie coerente între ele.