Este obligatoriu procesul-verbal de inventariere a casei?
Da — procesul-verbal al comisiei de inventariere e documentul care încheie formal orice operațiune de inventariere, inclusiv cea a numerarului din casierie. Nu e o formalitate opțională: normele de inventariere îi stabilesc explicit conținutul minim și termenele de predare.
Temeiul legal
„«Registrul-inventar» (cod 14-1-2) este un document contabil obligatoriu în care se înscriu rezultatele inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, grupate după natura lor, conform posturilor din bilanț." — OMFP 2861/2009, Anexa 1, pct. 44 alin. (1) (sursă: anaf_surse/omfp_2861_2009.txt)
- Procesul-verbal al comisiei de inventariere conține obligatoriu, potrivit normelor: data întocmirii, membrii comisiei, numărul și data deciziei de numire, gestiunea/gestiunile inventariate, data începerii și terminării operațiunii, rezultatele constatate, concluziile și propunerile privind cauzele plusurilor/lipsurilor, persoanele vinovate și propunerile de casare/scoatere din uz.
- Propunerile comisiei se prezintă administratorului în termen de 7 zile lucrătoare de la încheierea operațiunilor de inventariere (pct. 43), iar rezultatele se înregistrează în evidența tehnico-operativă în maximum 7 zile lucrătoare de la aprobarea procesului-verbal (pct. 45 alin. (1)).
- Disponibilitățile în lei și în valută din casierie se inventariază obligatoriu în ultima zi lucrătoare a exercițiului financiar, după înregistrarea tuturor operațiunilor de încasări și plăți ale anului, confruntându-se soldul din registrul de casă cu monetarul efectiv și cu evidența contabilă (pct. 29 alin. (3)).
- Rezultatele inventarierii, inclusiv cele ale casieriei, se înscriu în Registrul-inventar (cod 14-1-2), document contabil obligatoriu.
Ce se greșește în practică
- Se tratează inventarierea casei ca pe o formalitate verbală, fără proces-verbal scris și semnat — normele cer un document formal, cu conținut minim, nu doar o constatare orală.
- Se inventariază numerarul la o dată arbitrară, în loc de ultima zi lucrătoare a exercițiului financiar, așa cum cere explicit pct. 29 alin. (3) din OMFP 2861/2009.
- Se depășesc termenele de 7 zile lucrătoare pentru prezentarea propunerilor comisiei, respectiv pentru înregistrarea rezultatelor aprobate — termene stabilite explicit de normă, nu recomandări orientative.
Ce face iConta.eu
Nota de inventariere din iConta.eu (ecranul „Inventariere anuală") înregistrează contabil plusurile și minusurile constatate la inventariere — inclusiv pentru conturile de disponibilități, dacă acestea sunt evidențiate ca atare — și descrierea notei contabile primește sufixul „- OMFP 2861/2009". Aplicația nu generează ea însăși procesul-verbal al comisiei de inventariere sau declarația scrisă a gestionarului — acestea rămân documente pe care contabilul/comisia le întocmesc separat, conform normelor citate mai sus, iar iConta doar înregistrează contabil rezultatul final aprobat.