Procesul-verbal de inventariere a casieriei: cum arată
Procesul-verbal al comisiei de inventariere nu e un formular liber — normele de inventariere îi stabilesc conținutul minim obligatoriu, ca document care încheie formal operațiunea și care stă la baza înregistrării în contabilitate a plusurilor sau minusurilor constatate.
Temeiul legal
„Disponibilitățile în lei și în valută din casieria entității se inventariază în ultima zi lucrătoare a exercițiului financiar, după înregistrarea tuturor operațiunilor de încasări și plăți privind exercițiul respectiv, confruntându-se soldurile din registrul de casă cu monetarul și cu cele din contabilitate." — OMFP 2861/2009, Anexa 1, pct. 29 alin. (3) (sursă: anaf_surse/omfp_2861_2009.txt)
- Procesul-verbal (pct. 42) conține obligatoriu: data întocmirii, membrii comisiei, numărul și data deciziei de numire a comisiei, gestiunea inventariată, data începerii și terminării operațiunii, rezultatele constatate, concluziile și propunerile privind cauzele plusurilor/lipsurilor și persoanele eventual vinovate, plus propunerile de casare/scoatere din uz, dacă e cazul.
- Pentru casierie, punctul de plecare al procesului-verbal e confruntarea, la ultima zi lucrătoare a exercițiului financiar, a trei surse: soldul din registrul de casă, monetarul efectiv numărat și soldul din evidența contabilă.
- Propunerile comisiei se prezintă administratorului în termen de 7 zile lucrătoare de la încheierea operațiunilor (pct. 43), iar rezultatele se înregistrează în evidența tehnico-operativă în maximum 7 zile lucrătoare de la aprobarea procesului-verbal (pct. 45 alin. (1)).
- Listele de inventariere care stau la baza procesului-verbal se semnează pe fiecare filă de președinte, membrii comisiei și gestionar (pct. 33).
Ce se greșește în practică
- Se întocmește un proces-verbal generic, fără elementele minime cerute de normă (data operațiunii, componența comisiei, numărul deciziei de numire, concluziile privind plusurile/lipsurile) — un document incomplet nu poate justifica, în caz de control, înregistrarea contabilă făcută pe baza lui.
- Se confruntă doar registrul de casă cu monetarul, fără a include și soldul din evidența contabilă — norma cere confruntarea celor trei surse deodată.
- Se depășesc cele două termene de 7 zile lucrătoare (prezentarea propunerilor către administrator, respectiv înregistrarea rezultatelor aprobate) — termene explicite, nu orientative.
Ce face iConta.eu
iConta.eu nu generează procesul-verbal al comisiei de inventariere ca document — acesta rămâne un document întocmit de comisie, în afara aplicației, cu conținutul minim stabilit de OMFP 2861/2009. Aplicația intervine în etapa următoare: pe baza rezultatului aprobat al inventarierii (constatarea de plus sau minus de numerar), contabilul înregistrează nota contabilă corespunzătoare prin ecranul „Inventariere anuală", cu descrierea notei purtând referința „- OMFP 2861/2009".