Cum contabilizez lipsa de numerar constatată la inventariere?
O lipsă de numerar constatată la inventarierea casieriei urmează aceeași logică de principiu ca orice altă lipsă de gestiune — se stabilește dacă e imputabilă și se înregistrează în consecință — dar sursele verificate pentru acest ghid nu confirmă conturile contabile exacte folosite pentru disponibilități bănești.
Temeiul legal
„Rezultatul inventarierii se înregistrează în contabilitate potrivit reglementărilor contabile aplicabile." — Legea contabilității nr. 82/1991, art. 7 alin. (3)
„Disponibilitățile în lei și în valută din casieria entității se inventariază în ultima zi lucrătoare a exercițiului financiar, după înregistrarea tuturor operațiunilor de încasări și plăți privind exercițiul respectiv, confruntându-se soldurile din registrul de casă cu monetarul și cu cele din contabilitate." — OMFP 2861/2009, Anexa 1, pct. 29 alin. (3)
Ca la orice lipsă de gestiune, primul pas e stabilirea imputabilității: dacă lipsa poate fi pusă în sarcina casierului sau a altei persoane responsabile, ea se recuperează de la acesta; dacă nu, rămâne neimputabilă, cu efecte potențiale asupra rezultatului fiscal. Sursele consultate pentru acest ghid confirmă obligația de a înregistra rezultatul inventarierii „potrivit reglementărilor contabile aplicabile" și obligația de a inventaria casieria prin confruntarea monetarului cu registrul de casă și cu contabilitatea, dar nu conțin un text explicit despre conturile folosite pentru o lipsă de numerar — spre deosebire de lipsa de marfă sau de mijloc fix, tratate direct în sursele verificate. Verifică monografia contabilă exactă împreună cu un contabil.
Ce se greșește în practică
- Se tratează lipsa de numerar ca pe o simplă eroare de casă, corectată direct în registrul de casă, fără notă contabilă în evidența financiară.
- Se presupune imputabilitatea automată a casierului, fără o analiză reală a circumstanțelor constatate.
- Se omite documentarea completă a constatării (proces-verbal, confruntare monetar/registru/contabilitate), deși aceasta e cerută pentru orice rezultat de inventariere.
Ce face iConta.eu
Formularul „Inventariere anuală" din iConta.eu e construit pentru stocuri (operația „Minus" acceptă doar conturile predefinite 371, 301, 302, 303, 345, 381) și pentru mijloace fixe — niciun cont de disponibilități (casă/bancă) nu se regăsește printre conturile acceptate. Onest: o lipsă de numerar constatată la casierie nu se înregistrează prin acest formular — se notează printr-o notă contabilă separată, cu contul corect stabilit împreună cu contabilul tău, pe baza documentelor comisiei de inventariere.