Ce documente se întocmesc la inventarierea casei?
Inventarierea casieriei nu are un set de documente „ușurat" doar pentru că numărul elementelor de verificat (numerarul) e mic — urmează aceleași cerințe documentare ca inventarierea oricărei alte gestiuni.
Temeiul legal
„«Registrul-inventar» (cod 14-1-2) este un document contabil obligatoriu în care se înscriu rezultatele inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, grupate după natura lor, conform posturilor din bilanț." — OMFP 2861/2009, Anexa 1, pct. 44 alin. (1)
„Disponibilitățile în lei și în valută din casieria entității se inventariază în ultima zi lucrătoare a exercițiului financiar, după înregistrarea tuturor operațiunilor de încasări și plăți privind exercițiul respectiv, confruntându-se soldurile din registrul de casă cu monetarul și cu cele din contabilitate." — OMFP 2861/2009, Anexa 1, pct. 29 alin. (3)
Documentele obligatorii, în ordine: decizia scrisă de numire a comisiei de inventariere (cu componență, metodă, gestiune și date de început/sfârșit — din comisie nu pot face parte gestionarul/casierul gestiunii respective, contabilul care ține evidența ei sau auditorii interni/statutari); declarația scrisă a casierului (ca gestionar al numerarului), dată înaintea începerii inventarierii și semnată în fața comisiei; documentul cu rezultatul confruntării dintre monetar, registrul de casă și soldul din contabilitate, semnat de comisie și de casier; procesul-verbal al comisiei, cu rezultatele, concluziile și eventualele propuneri privind plusul sau lipsa constatată; și, în final, înscrierea rezultatului în Registrul-inventar (cod 14-1-2), documentul contabil obligatoriu care centralizează rezultatele tuturor inventarierilor entității. Registrul de casă în sine — evidența operativă zilnică a încasărilor și plăților — e documentul de referință folosit chiar pentru confruntare, nu un document generat de inventariere.
Ce se greșește în practică
- Se face doar confruntarea numerică (monetar vs. sold contabil), fără declarația scrisă a casierului sau fără procesul-verbal al comisiei.
- Se include în comisia de inventariere a casei chiar casierul sau contabilul care ține evidența casieriei — persoane excluse explicit de normă.
- Se omite înscrierea rezultatului inventarierii casei în Registrul-inventar, tratând-o ca pe o verificare internă fără urmă documentară obligatorie.
Ce face iConta.eu
Formularul „Inventariere anuală" din iConta.eu nu are un ecran dedicat pentru inventarierea casieriei (nu acceptă conturi de disponibilități) — nu generează, prin acest formular, declarația casierului, procesul-verbal de confruntare sau documentele specifice numerarului. Pentru Registrul-inventar (cod 14-1-2) ca document contabil obligatoriu, iConta.eu are rute separate de citire/generare (registru-inventar), dar acest dosar nu a putut confirma dacă starea lor de funcționare verificată e la zi — de verificat direct în aplicație înainte de a te baza pe generarea automată a registrului pentru rezultatele inventarierii casei.