Inventarierea anuală: ce se pregătește din septembrie
Inventarierea nu e o operațiune de decembrie. Cine o începe în ultima săptămână a anului constată diferențe pe care nu mai are timp să le lămurească, și le trece pe rezultat fără explicație.
Obligația e la art. 7 din Legea contabilității nr. 82/1991, cu normele aprobate prin OMFP nr. 2861/2009.
Ce se pregătește acum
Decizia de inventariere, emisă de administrator. Cuprinde componența comisiilor, data de începere și de finalizare, gestiunile supuse inventarierii, modul de efectuare.
Emisă în septembrie, dă timp pentru instruirea comisiilor. Emisă în decembrie, e o formalitate.
Componența comisiilor. Regula: cel puțin două persoane, iar gestionarul nu poate face parte din comisia care inventariază gestiunea lui.
Programul pe gestiuni. O firmă cu depozit, magazin și puncte de lucru nu poate inventaria totul într-o zi.
Punerea la punct a evidenței tehnico-operative. Fișele de magazie completate la zi, intrările și ieșirile înregistrate. Un stoc scriptic incomplet face inventarierea inutilă.
Ce se inventariază
Nu doar stocurile. Legea cere inventarierea tuturor elementelor de activ și pasiv:
- imobilizările corporale și necorporale, cu confruntarea existenței fizice;
- stocurile — materii prime, materiale, produse, mărfuri, ambalaje;
- disponibilitățile — numerar din casierie, conturi bancare confruntate cu extrasele;
- creanțele și datoriile, prin confirmări de la parteneri;
- titlurile de participare, împrumuturile, provizioanele.
Ultimele două categorii sunt cele mai des omise, iar la control lipsa lor e cea mai vizibilă neconformitate.
Confirmările de solduri: de aceea se începe din septembrie
Pentru creanțe și datorii, inventarierea se face prin confruntarea cu partenerii: se transmit extrase de cont, iar partenerii confirmă sau semnalează diferențe.
Procesul durează. Un partener care răspunde în trei săptămâni e normal; unul care nu răspunde deloc cere insistență.
Trimise în septembrie, confirmările se închid până în noiembrie. Trimise în decembrie, rămân nerezolvate, iar soldurile intră în bilanț neconfirmate.
Aceeași verificare e utilă și pentru altceva: diferențele găsite acum se corectează în cursul anului, prin documente, nu prin ajustări de închidere.
Documentele care alcătuiesc dosarul
Lanțul complet, în ordine:
Decizia de inventariere, semnată de administrator.
Declarațiile gestionarilor, luate înainte de începerea inventarierii, prin care confirmă că toate documentele au fost predate, că nu au bunuri care nu aparțin firmei, și că nu au primit bunuri fără documente.
Listele de inventariere, completate la locul de depozitare, semnate de comisie și de gestionar, cu cantitățile constatate faptic.
Situația comparativă, cu stocul scriptic față de cel faptic și diferențele.
Explicațiile gestionarilor pentru fiecare diferență.
Procesul-verbal al comisiei, cu concluziile și propunerile.
Decizia administratorului privind soluționarea diferențelor.
Registrul-inventar, în care se înscriu rezultatele.
Lipsa oricărei verigi rupe lanțul de probă. Cel mai des lipsesc declarațiile gestionarilor și explicațiile pentru diferențe.
Tratamentul diferențelor
Plusurile se înregistrează ca intrări în gestiune, la valoarea de piață.
Minusurile imputabile se recuperează de la persoana vinovată, iar cheltuiala e nedeductibilă până la recuperare.
Minusurile neimputabile și neasigurate sunt cheltuieli nedeductibile, conform art. 25 alin. 4 din Codul fiscal.
Minusurile din cauze obiective — perisabilități în limitele legale, casări justificate — sunt deductibile, cu documentație.
Pentru bunurile lipsă la inventar se ajustează și TVA-ul dedus, în condițiile art. 304 și 305.
Compensarea plusurilor cu minusurile
Se admite numai pentru bunuri de aceeași natură și de valori sensibil egale, la același gestionar și în aceeași perioadă, dacă există riscul confuziei între ele.
Nu se compensează un plus de marfă cu un minus de numerar. Regula se aplică restrictiv.
Ce verifică un control
Existența dosarului complet, cu toate documentele semnate și datate.
Datele — declarațiile gestionarilor luate înainte, nu după.
Semnăturile — comisia și gestionarul, pe fiecare listă.
Registrul-inventar completat.
Corelarea dintre rezultatul inventarierii și înregistrările contabile de la închidere.
Explicațiile diferențelor — o diferență mare fără justificare e semnal de risc.
Temeiul legal
- Legea contabilității nr. 82/1991, art. 7 — obligația inventarierii anuale;
- OMFP nr. 2861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea și efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii;
- OMFP nr. 1802/2014 — înregistrarea rezultatelor;
- Codul fiscal, art. 25 alin. 4 — regimul minusurilor neimputabile;
- art. 304 și 305 — ajustarea TVA pentru bunurile lipsă.
De reținut
Inventarierea nu se face în decembrie. Ce se face în decembrie e numărarea.
Iar partea care cere cel mai mult timp — confirmările de solduri de la parteneri — trebuie pornită acum, ca să se închidă înainte de sfârșitul anului. Un sold neconfirmat intrat în bilanț e o problemă care revine la audit sau la control.