Cum se înregistrează avansurile spre decontare?
Un avans spre decontare pare o operațiune simplă — bani dați unui angajat pentru cheltuieli viitoare, justificate ulterior cu documente. Partea la care se greșește frecvent e plafonul de numerar aplicabil, care se calculează de la momentul acordării avansului, nu de la momentul justificării lui.
Plafonul zilnic de 5.000 lei per persoană
Art. 3 alin. (1) lit. e) din Legea 70/2015 stabilește, ca excepție de la interdicția generală de plăți în numerar, un plafon zilnic de 5.000 lei pentru plățile din avansuri spre decontare, stabilit pentru fiecare persoană care a primit avansuri spre decontare.
Avansul intră în calculul plafonului chiar de la acordare
Art. 3 alin. (4) din Legea 70/2015 e explicit: la data acordării avansurilor spre decontare, sumele aferente intră în calculul plafonului zilnic prevăzut la alin. (1) lit. c) sau d) — adică în plafonul de plăți către furnizori (5.000 lei/persoană, maximum 10.000 lei/zi) sau către magazinele de tip cash and carry (10.000 lei/zi), în funcție de destinația avansului. Practic, dacă o firmă dă în aceeași zi, către aceeași persoană (angajat), atât o plată directă către un furnizor, cât și un avans spre decontare, cele două sume se cumulează pentru verificarea plafonului — nu se tratează separat doar pentru că una e „avans" și cealaltă „plată directă".
Fragmentarea, interzisă
Legea 70/2015 interzice explicit, la art. 3 alin. (2) și (3), fragmentarea plăților și încasărilor în numerar pentru a evita plafonul — inclusiv fragmentarea facturilor pentru o livrare sau prestare a cărei valoare depășește plafonul. Un avans spre decontare acordat în tranșe mici, în aceeași zi, către aceeași persoană, exact cu scopul de a rămâne sub plafon, intră sub această interdicție.
Justificarea avansului — un pas separat de acordare
Acordarea avansului (intrarea sub incidența plafonului de numerar) e distinctă de justificarea lui — momentul în care angajatul depune documentele (bonuri, facturi) care dovedesc cheltuiala. Diferența dintre avansul acordat și cheltuielile justificate se regularizează separat: fie angajatul restituie surplusul, fie firma completează diferența, în ambele cazuri cu documente care susțin operațiunea.
Documentarea corectă
Nu orice sumă dată „la mână" unui angajat calificat drept avans e automat conformă. Documentul de acordare (dispoziție de plată către casierie sau echivalent) trebuie să existe la momentul acordării, nu reconstituit ulterior la justificare — altfel, la un control, suma poate fi recalificată ca plată nejustificată, cu toate consecințele care decurg dintr-o astfel de reîncadrare.
Ce se greșește în practică
- Se calculează plafonul de 5.000 lei doar raportat la sumele de avansuri, ignorând alte plăți în numerar făcute în aceeași zi către aceeași persoană, care se cumulează potrivit art. 3 alin. (4) din Legea 70/2015.
- Se dau mai multe avansuri mici, în aceeași zi, către aceeași persoană, tocmai pentru a rămâne sub plafon — exact fragmentarea interzisă de lege.
- Se confundă momentul acordării avansului cu momentul justificării, tratând plafonul ca aplicabil doar la data depunerii bonurilor, nu la data efectivă a plății către angajat.