Cum se înregistrează diferența dintre avansul spre decontare și cheltuielile efectuate?

La decontare, cheltuielile justificate se înregistrează pe seama contului 542 „Avansuri de trezorerie”. Diferența față de suma primită se regularizează prin casierie. Dacă titularul a cheltuit mai mult, firma îi plătește diferența. Dacă a cheltuit mai puțin, titularul restituie restul. Contul 542 trebuie să rămână fără sold pentru avansul respectiv.

Documentele

OMFP 2634/2015, la normele pentru ordinul de deplasare (cod 14-5-4), arată că acesta servește și ca „document pentru stabilirea diferențelor de primit sau de restituit de titularul de avans”. Aceleași norme stabilesc documentul de casă:

• cheltuielile sunt mai mari decât avansul: pentru diferența de primit se întocmește Dispoziție de plată către casierie (cod 14-4-4);
• cheltuielile sunt mai mici: diferența de restituit se depune la casierie pe bază de Dispoziție de încasare către casierie (cod 14-4-4).

Pentru avansurile folosite la procurarea de bunuri, ordinul de deplasare servește și la justificarea avansului. Regula privind diferențele este aceeași.

Înregistrările contabile

OMFP 1802/2014, la funcțiunea contului 542, prevede în debit avansurile acordate (531). În credit prevede, printre altele, cheltuielile justificate (602, 604, 611-614, 622-626, 628), stocurile achiziționate (301-303, 371 etc.), sumele restituite în numerar (531) și avansurile nejustificate (428). Pct. 306 alin. (1) cere evidențierea distinctă a sumelor date personalului pentru plăți în numele entității.

Cazul 1: cheltuieli mai mari decât avansul. Salariatul primește 1.000 lei și prezintă documente de 1.150 lei: cazare 800 lei și transport 350 lei, fără TVA, pentru simplitate.

• 542 = 5311: 1.000 lei (acordarea avansului)
• 625 = 542: 1.150 lei (decontarea cheltuielilor)
• 542 = 5311: 150 lei (plata diferenței, pe dispoziție de plată)

Contul 542 se închide: debit 1.150 lei, credit 1.150 lei.

Cazul 2: cheltuieli mai mici decât avansul. Salariatul primește 1.000 lei și justifică 870 lei.

• 542 = 5311: 1.000 lei
• 625 = 542: 870 lei
• 5311 = 542: 130 lei (restituirea, pe dispoziție de încasare)

Dacă documentele de achiziție conțin TVA deductibilă, taxa se evidențiază distinct în 4426. Diferența de primit sau de restituit se calculează pe totalul documentelor, cu TVA.

Când diferența nu se regularizează imediat

• Suma nerestituită și nejustificată se trece în 428: 428 = 542. Este o creanță asupra salariatului, recuperată pe baza unui document asumat de acesta.
• Pct. 306 alin. (3) din OMFP 1802/2014: avansurile nedecontate la data bilanțului se evidențiază în 461 sau 4282, în funcție de natura creanței.

Plafonul de numerar

Legea nr. 70/2015, art. 3 alin. (1) lit. e), permite plăți din avansuri spre decontare în limita unui plafon zilnic de 5.000 lei pentru fiecare persoană care a primit avansul. Dacă diferența de plătit titularului e mare, verificați încadrarea în plafon sau plătiți prin transfer bancar.

Pași practici

1. Verificați ca totalul documentelor atașate ordinului de deplasare sau decontului să corespundă sumei decontate.
2. Calculați diferența și emiteți documentul de casă potrivit: dispoziție de plată sau de încasare.
3. Înregistrați cheltuielile integral pe seama 542, apoi regularizați diferența prin 5311.
4. La închiderea lunii, verificați ca 542 să nu păstreze solduri vechi pe titular.

De reținut

• Cheltuielile justificate trec integral prin 542, iar diferența se regularizează prin casierie (OMFP 1802/2014, funcțiunea contului 542).
• Pentru diferența plătită titularului se întocmește dispoziție de plată, iar pentru cea restituită, dispoziție de încasare (OMFP 2634/2015).
• Sumele nejustificate trec în 428. Avansurile nedecontate la bilanț trec în 461 sau 4282.
• Plățile din avans în numerar au plafonul zilnic de 5.000 lei de persoană (Legea nr. 70/2015).

Toate ghidurile · ← iConta.eu · Termeni și condiții