Cum înregistrez o sumă primită din greșeală în contul firmei?
Banii intrați în cont fără o cauză (plătitor necunoscut, client care a plătit de două ori sau altă firmă care a greșit IBAN-ul) nu sunt venitul firmei. Sunt o datorie față de cel care i-a trimis. Reglementările contabile au două conturi pentru această situație: 473, cât timp nu știi ce reprezintă suma, și 462, după ce ai stabilit că trebuie restituită.
Pasul 1: înregistrarea provizorie în 473
OMFP 1802/2014, pct. 352 alin. (1): operațiunile care nu pot fi înregistrate direct în conturile corespunzătoare „se înregistrează, provizoriu, în contul 473”. Funcțiunea contului prevede explicit, în credit, „sumele încasate și necuvenite entității (512, 531)”.
Nota: 5121 = 473, pe baza extrasului de cont.
Același punct stabilește termenul: sumele din 473 „trebuie clarificate de către entitate într-un termen de cel mult trei luni de la data constatării”. Dacă la sfârșitul exercițiului 473 are sold, notele explicative trebuie să arate natura operațiunilor în curs de clarificare (pct. 352 alin. (2)).
Pasul 2: clarificarea
După ce identifici plătitorul și confirmi că suma nu îți aparține, o muți într-o datorie față de terț. Contul 462 „Creditori diverși” primește în credit „sumele încasate și necuvenite (512, 531)”.
Nota: 473 = 462.
Dacă, la clarificare, suma se dovedește a fi încasarea unei facturi reale (de exemplu, un client a plătit fără să menționeze factura), nota este 473 = 4111. Atunci nu mai e o sumă primită din greșeală.
Pasul 3: restituirea
În debitul contului 462 se înregistrează „sume achitate creditorilor (512, 531)”.
Nota: 462 = 5121.
Dacă plătitorul nu mai cere banii, datoria rămâne în 462. Poate fi scoasă din evidență doar când este „prescrisă, scutită sau anulată, potrivit legii”, prin 462 = 758, conform funcțiunii contului 462. Până atunci nu se trece pe venituri.
Exemplu
Pe 4 mai 2026 intră în cont 8.500 lei de la o firmă cu care nu ai relații comerciale.
- 4 mai: 5121 = 473, 8.500 lei.
- 12 mai: firma plătitoare trimite o adresă că a greșit IBAN-ul și cere banii. Nota: 473 = 462, 8.500 lei.
- 14 mai: restitui suma. Nota: 462 = 5121, 8.500 lei.
Soldurile 473 și 462 ajung la zero. Contul de profit și pierdere nu este afectat.
Greșeli frecvente
- Suma e înregistrată direct ca venit (clasa 7). Funcțiunea contului 473 arată că încasarea necuvenită nu este venit.
- Suma rămâne ani la rând în 473. Termenul de clarificare este de cel mult trei luni.
- Restituirea e făcută fără document. Păstrează adresa plătitorului sau corespondența care identifică eroarea, împreună cu extrasul.
- Suma e compensată cu o factură fără acordul plătitorului. Dacă plătitorul e și client, confirmă în scris ce reprezintă suma înainte să o închizi pe 4111.
Pași practici pentru contabil
- La importul extrasului, marchează încasările fără factură corespondentă și trece-le în 473.
- Cere clientului informații despre plătitor în aceeași lună.
- După clarificare, mută suma în 462 sau pe clientul real.
- La închiderea anului, verifică soldul 473 și descrie-l în notele explicative dacă nu e zero.
De reținut
- Suma primită din greșeală nu este venit: 5121 = 473.
- Clarificarea se face în cel mult trei luni (OMFP 1802/2014, pct. 352).
- După identificare: 473 = 462, iar restituirea 462 = 5121.
- Scoaterea pe venituri (462 = 758) este posibilă doar pentru datorii prescrise, scutite sau anulate potrivit legii.