Cum justific avansurile acordate administratorului la control?
Un avans acordat administratorului nu rămâne „bani ai firmei ieșiți din casă" până la proba contrarie — el trebuie decontat cu documente justificative pentru fiecare leu cheltuit, iar tot ce nu se decontează se reclasifică drept creanță, nu dispare din evidență.
Temeiul legal
„2. Documentele justificative trebuie să cuprindă următoarele elemente principale: [...] conținutul operațiunii economico-financiare și, atunci când este necesar, temeiul legal al efectuării acesteia; [...] datele cantitative și valorice aferente operațiunii economico-financiare efectuate, după caz; [...]" — OMFP 2634/2015, Anexa 1 (Norme generale), pct. 2 (sursă: anaf_surse/omfp_2634_2015_anexa1_norme_generale.txt)
„plăți din avansuri spre decontare, în limita unui plafon zilnic de 5.000 lei, stabilit pentru fiecare persoană care a primit avansuri spre decontare. [...] La data acordării avansurilor spre decontare, sumele aferente intră în calculul plafonului zilnic prevăzut la alin. (1) lit. c) sau d), după caz." — Legea 70/2015, art. 3 alin. (1) lit. e) și alin. (4) (sursă: anaf_surse/legea_70_2015_consolidat.txt)
Mecanismul de justificare, pas cu pas:
- Acordarea avansului e o operațiune de trezorerie (contul 542), nu o cheltuială — el nu afectează rezultatul fiscal la momentul acordării, ci doar la decontare, când sumele sunt susținute de documente.
- Fiecare decontare trebuie să aibă la bază documente justificative complete, conform pct. 2 din normele generale — conținutul operațiunii, temeiul, datele cantitative/valorice. Un avans decontat „în bloc", fără documente pentru fiecare cheltuială, nu respectă această cerință.
- Plafonul zilnic de 5.000 lei pentru plățile din avansuri spre decontare (art. 3 alin. (1) lit. e)) se calculează per persoană — deci per administrator, dacă sunt mai mulți. E un plafon distinct de cel pentru plățile obișnuite în numerar către persoane (lit. c)) sau către cash and carry (lit. d)): potrivit alin. (4), suma acordată ca avans intră, chiar de la data acordării, în calculul plafonului de la lit. c) sau d) — nu în plafonul de la lit. e), care privește separat sumele plătite ulterior din avansul respectiv, la decontare.
- Suma nedecontată la o dată de referință (de exemplu, la închiderea exercițiului financiar) nu rămâne „în aer" — ea trebuie reclasificată, de regulă la o creanță asupra administratorului (dacă e vorba de o sumă personală, nedecontată cu documente de firmă), pentru a reflecta corect realitatea economică a operațiunii.
Ce se greșește în practică
- Se acordă avansuri repetate administratorului fără decontarea celor anterioare, ceea ce lasă solduri mari, nejustificate, ale contului de avansuri de trezorerie — vizibile imediat la un control.
- Se decontează avansul cu documente incomplete (bonuri fiscale fără detaliere, facturi fără legătură clară cu activitatea firmei), ceea ce nu satisface cerințele de la pct. 2 al normelor generale.
- Se depășește plafonul zilnic de 5.000 lei per persoană fără să se observe, pentru că suma se calculează cumulat pe zi, nu per operațiune individuală de acordare.
Ce face iConta.eu
Modulul de casierie al iConta.eu (core/casa.py) tratează explicit acest flux: avans_acordare înregistrează nota de acordare (cont 542), avans_deconteaza generează notele de decontare pe baza liniilor introduse (cu TVA aferent, dacă e cazul) și calculează suma rămasă de restituit, iar reclasificare_bilant mută soldurile de avansuri nedecontate la contul corespunzător (4282 pentru avansuri personale, 461 pentru altele), cu temeiul citat explicit în cod (OMFP 1802/2014 pct. 302/306). Funcția verifica_plafon din același modul semnalează, ca avertisment, depășirea plafonului zilnic de 5.000 lei per persoană la avansurile din ziua respectivă. Documentele justificative propriu-zise pentru fiecare cheltuială decontată rămân, evident, în afara aplicației — introduse și păstrate de contabil.