Cum justific o depunere de numerar făcută de administrator în contul societății?
Când administratorul (sau un asociat) depune numerar propriu în contul bancar al firmei — de exemplu pentru a acoperi un vârf de cash-flow — operațiunea nu poate rămâne o simplă „intrare" nejustificată în extrasul de cont. Legea contabilității impune ca orice operațiune economico-financiară să aibă la bază un document justificativ, iar contabilul trebuie să stabilească natura juridică a sumei: împrumut de la asociat, aport la capital sau restituire de avans.
Temeiul legal
„Orice operațiune economico-financiară efectuată se consemnează în momentul efectuării ei într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ. Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat și aprobat, precum și a celor care le-au înregistrat în contabilitate, după caz." — Legea contabilității nr. 82/1991, art. 6 (sursă: anaf_surse/legea_82_1991_consolidat.txt)
- Fără un document justificativ clar (contract de împrumut asociat, hotărâre AGA de majorare de capital, decizie de restituire avans etc.), suma depusă rămâne o intrare de bani fără cauză economică identificabilă — exact ce verifică inspecția fiscală în primul rând.
- Dacă suma reprezintă un împrumut al asociatului/administratorului către societate, ea se înregistrează în contul 455 „Sume datorate acționarilor/asociaților" și trebuie susținută de un contract de împrumut (chiar și fără dobândă, dar cu termen de restituire).
- Dacă suma este un aport la capitalul social (majorare), operațiunea trece prin hotărârea de majorare, mențiunea la registrul comerțului și contul 1011/1012 „Capital subscris", nu prin 455.
- Documentul justificativ angajează răspunderea celui care l-a întocmit și a celui care l-a înregistrat în contabilitate — deci și a contabilului, nu doar a administratorului.
Ce se greșește în practică
- Se lasă suma „în aer", fără document, motivând ulterior ad-hoc, la solicitarea inspectorului fiscal — moment în care justificarea nu mai are aceeași greutate.
- Se înregistrează depunerea direct pe venituri sau se lasă nealocată pe un cont tranzitoriu, fără să se stabilească dacă e împrumut sau aport.
- Se confundă împrumutul asociat cu aportul la capital, deși regimul lor fiscal și contabil diferă complet (unul e datorie, celălalt e capital propriu).
- Se omite dobânda sau clauzele contractului de împrumut, deși absența unui termen de restituire poate ridica întrebări suplimentare la control.
Ce face iConta.eu
Din verificarea codului, iConta.eu are un modul dedicat „Decontări asociați" (motor separat pentru conturile 455/456/457/463) care gestionează exact acest tip de operațiuni — sumele datorate sau de încasat de la acționari/asociați, inclusiv împrumuturile temporare făcute de administrator către societate. Aplicația recunoaște și distinge automat contul 455 „Sume datorate acționarilor/asociaților" în planul de conturi, astfel încât o depunere de numerar a administratorului să fie contată corect ca datorie a societății către acesta, nu ca venit. Aplicația nu generează însă contractul de împrumut asociat în sine — documentul justificativ rămâne responsabilitatea dumneavoastră, aplicația doar reflectă corect operațiunea în contabilitate odată ce știe natura ei.