Cum recuperez contabil o plată personală făcută din contul societății?
Când o sumă e plătită din contul societății pentru o cheltuială personală — a asociatului, a administratorului sau a unui angajat — ea nu poate rămâne înregistrată ca o cheltuială a firmei, pentru că nu are legătură cu activitatea economică a acesteia. Soluția contabilă corectă e să fie tratată ca o creanță a firmei asupra persoanei respective, până la restituirea banilor.
Temeiul legal
„Contul 461 «Debitori diverși» Cu ajutorul acestui cont se ține evidența debitorilor proveniți din pagube materiale create de terți, alte creanțe provenind din existența unor titluri executorii și a altor creanțe, altele decât entitățile afiliate, entitățile asociate și entitățile controlate în comun. Contul 461 «Debitori diverși» este un cont de activ." — OMFP nr. 1.802/2014, Reglementări contabile privind situațiile financiare anuale individuale, Funcțiunea conturilor, cont 461 (sursă: anaf_surse/omfp_1802_2014_reglementari_consolidat.txt)
- Suma plătită din contul firmei pentru o cheltuială personală se stornează din contul de cheltuieli în care a fost inițial înregistrată (dacă a fost deja contată acolo) și se trece în debitul contului 461 „Debitori diverși", pe seama contului de disponibilități (5121/5311) din care a fost plătită — devine, contabil, o creanță a firmei, nu o cheltuială.
- Suma rămâne evidențiată în 461 până la restituirea ei efectivă de către persoana în cauză (numerar sau virament), moment la care se creditează 461 pe seama contului de trezorerie în care s-a încasat.
- Pentru cheltuielile personale ale asociaților restituite prin compensare cu sume pe care firma le datorează acestora (de exemplu, dividende sau sume depuse anterior în contul curent al asociatului — 455), compensarea se poate face doar dacă există o bază contabilă clară (notă contabilă de compensare), nu prin simpla ignorare a sumei.
- Documentarea corectă (notă contabilă, explicație a naturii cheltuielii, eventual angajament de restituire semnat) e importantă mai ales pentru sume semnificative sau recurente, ca să nu poată fi puse la îndoială la un control ulterior calitatea lor de creanță recuperabilă, și nu de cheltuială deghizată sau distribuire disimulată de profit.
Ce se greșește în practică
- Suma rămâne înregistrată ca o cheltuială normală a firmei (materiale, servicii, protocol etc.), fără să fie identificată și corectată ca fiind, de fapt, o cheltuială personală — ceea ce denaturează atât rezultatul contabil, cât și baza de calcul a impozitului.
- Se lasă suma „uitată" în contul 461 an de an, fără demersuri de recuperare sau documentare, ceea ce o face vulnerabilă la reîncadrare de către organul fiscal ca sursă de venit impozabil pentru persoana respectivă.
- Se compensează informal cu alte sume datorate asociatului, fără notă contabilă, astfel încât fluxul real al banilor nu mai poate fi reconstituit din evidența contabilă.
- Se confundă acest caz cu avansul spre decontare (cont 542), care e destinat sumelor puse la dispoziția personalului pentru cheltuieli făcute în interesul firmei, nu invers — aici e vorba de o cheltuială personală plătită din banii firmei, situație opusă.
Ce face iConta.eu
La data acestui ghid, iConta.eu nu are o funcție dedicată pentru identificarea sau recuperarea automată a plăților personale efectuate din contul societății — o astfel de corecție (stornarea cheltuielii, înregistrarea creanței în contul 461, urmărirea restituirii) se face manual, prin fluxul general de jurnal contabil al aplicației, pe baza documentelor și explicațiilor furnizate de contabil.