În cât timp trebuie depuși în contul asociației de proprietari banii încasați de administrator?
În termen de 24 de ore de la primire. Toate sumele sau valorile pe care administratorul le primește în numele ori în contul asociației de proprietari se varsă în contul curent al asociației. Aici intră cote de întreținere, fond de rulment, fond de reparații, fonduri speciale și venituri din spațiile comune. Asociația are un singur cont bancar, iar prin acest cont trec și plățile curente, și încasările.
Regula este strictă pentru că banii nu sunt ai administratorului. Legea îi interzice să folosească fondurile asociației fără hotărârea scrisă a adunării generale sau decizia comitetului executiv. Singura excepție de la depunerea integrală este un plafon mic de numerar pentru cheltuieli neprevăzute, aprobat de adunarea generală.
Temeiul legal
„(2) Administratorul este obligat să folosească pentru plățile curente și pentru încasări contul curent al asociației prevăzut la art. 20 alin. (1) […]. În acest cont sunt vărsate, în termen de 24 de ore de la primirea acestora, toate sumele sau valorile primite în numele sau în contul asociației.” — Legea 196/2018, art. 67 alin. (2) (sursă: anaf_surse/legea_196_2018_asociatii_proprietari_consolidat.txt)
„(1) Fiecare asociație de proprietari este obligată să dețină un singur cont bancar.” — Legea 196/2018, art. 20 alin. (1) (sursă: anaf_surse/legea_196_2018_asociatii_proprietari_consolidat.txt)
„(5) Prin excepție de la prevederile alin. (2) , cu acordul adunării generale a asociației de proprietari, exclusiv în vederea efectuării operațiunilor de plăți pentru cheltuieli neprevăzute, administratorul poate păstra în casierie numerar, în limita unui plafon lunar de 1.000 lei.” — Legea 196/2018, art. 67 alin. (5) (sursă: anaf_surse/legea_196_2018_asociatii_proprietari_consolidat.txt)
Ce înseamnă concret:
- Termenul este de 24 de ore, nu „până la sfârșitul lunii" și nici „la următoarea deplasare la bancă". Încasările în numerar din ziua de încasări se depun a doua zi, cel târziu.
- Regula acoperă toate sumele, indiferent de fondul căruia îi aparțin. Fondul de reparații (art. 71 alin. (3)), fondul de rulment (art. 72 alin. (2)) și fondurile speciale (art. 73 alin. (2)) se depun toate în același cont.
- Excepția de numerar există doar cu acordul adunării generale, doar pentru cheltuieli neprevăzute și doar până la 1.000 lei pe lună.
- Răspunderea administratorului: dacă își îndeplinește defectuos obligațiile și produce prejudicii, asociația poate reține sume din garanția lui sau îi poate diminua venitul (art. 67 alin. (4)). Neîndeplinirea atribuțiilor administratorului este contravenție, cu amendă de la 2.500 lei la 5.000 lei (art. 102 alin. (1) lit. e) și alin. (2) lit. c)).
Administratorul Asociației de Proprietari Bloc Exemplu încasează luni, în ziua de încasări, 6.400 lei în numerar: 5.000 lei cote de întreținere, 1.000 lei fond de reparații și 400 lei fond de rulment. Adunarea generală a aprobat păstrarea în casierie a unui numerar pentru neprevăzute, iar în luna curentă nu s-a folosit nimic din acest plafon. Administratorul poate reține cel mult 1.000 lei, doar pentru cheltuieli neprevăzute. Restul de minimum 5.400 lei trebuie depus în contul asociației până marți, la aceeași oră.
Ce se greșește în practică
- Numerarul se ține în casierie o săptămână sau o lună și se depune „la grămadă". Legea cere depunerea în 24 de ore.
- Plafonul de 1.000 lei se aplică fără hotărâre a adunării generale. Fără acord, excepția nu există.
- Din numerarul încasat se plătesc direct facturi curente ale furnizorilor. Plățile curente trebuie făcute prin cont, iar numerarul reținut servește numai cheltuielilor neprevăzute.
- Asociația are conturi separate pentru fiecare fond. Legea cere un singur cont bancar, iar separarea fondurilor se face în evidență.
Ce face iConta.eu
iConta.eu nu are un modul de casierie sau de evidență pentru asociațiile de proprietari și nu urmărește termenul de 24 de ore ori plafonul de 1.000 lei. Aplicația este construită pentru firme în regim SRL (partidă dublă) și PFA/II/IF (partidă simplă). Respectarea acestor reguli rămâne în sarcina administratorului și a cenzorului asociației.