Am nevoie de contabil din prima zi de activitate
Obligația de a organiza și conduce contabilitatea nu e legată de volumul de activitate sau de prima factură emisă — ea revine entității din chiar momentul în care aceasta există ca subiect obligat de lege, iar răspunderea pentru organizare cade direct pe administrator, nu pe un moment ulterior ales de firmă.
Temeiul legal
„Societățile comerciale, societățile/companiile naționale, regiile autonome, institutele naționale de cercetare-dezvoltare, societățile cooperatiste și celelalte persoane juridice au obligația să organizeze și să conducă contabilitatea financiară, potrivit prezentei legi. Articolul 10 (1) Răspunderea pentru organizarea și conducerea contabilității la persoanele prevăzute la art. 1 alin. (1)-(4) revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligația gestionării entității respective. (3) Contabilitatea poate fi organizată și condusă pe bază de contracte de prestări de servicii în domeniul contabilității, încheiate cu persoane fizice sau juridice, autorizate potrivit legii, membre ale Corpului Experților Contabili și Contabililor Autorizați din România." — Legea contabilității nr. 82/1991, art. 1 alin. (1) și art. 10 alin. (1) și (3) (sursă: anaf_surse/legea_82_1991_consolidat.txt)
- Obligația de a organiza și conduce contabilitatea există de la data la care persoana juridică ia ființă, nu de la o primă tranzacție semnificativă — legea nu prevede un prag de activitate sau o perioadă de grație.
- Răspunderea juridică pentru organizare revine administratorului, chiar dacă execuția zilnică e delegată unui compartiment propriu sau unui prestator extern — administratorul nu poate transfera complet această răspundere printr-un simplu contract.
- Contabilitatea se poate organiza fie printr-un compartiment propriu (condus de un director economic/contabil-șef cu studii economice superioare, art. 10 alin. (2)), fie printr-un contract de prestări servicii cu persoane sau firme autorizate, membre CECCAR (art. 10 alin. (3)) — legea nu obligă la angajarea unui contabil intern, dar obligă la existența uneia dintre cele două forme, de la înființare.
Ce se greșește în practică
- Se amână contractarea unui contabil pentru primele luni de activitate, considerând că "nu sunt încă tranzacții de raportat" — obligația de organizare există independent de volumul de activitate.
- Se presupune că administratorul scapă de orice răspundere odată ce a semnat un contract cu un prestator de servicii contabile — legea distinge răspunderea pentru organizare (rămasă la administrator, cf. art. 10 alin. (1)) de răspunderea pentru conducerea efectivă (transferată prestatorului, cf. art. 10 alin. (4)).
- Se confundă obligația de organizare a contabilității (existentă din prima zi) cu termenele declarative (care pot avea prime scadențe la câteva luni), presupunând greșit că absența unor termene apropiate înseamnă absența obligației.
Ce face iConta.eu
iConta.eu e un instrument pentru organizarea și conducerea contabilității, folosit fie direct de administrator, fie de un contabil contractat — aplicația nu impune și nu verifică din ce moment al activității firmei a fost configurată, lăsând la latitudinea utilizatorului momentul de la care începe evidența în sistem, indiferent de data reală de înființare a firmei.