Notificarea clienților și furnizorilor despre schimbarea sediului social
Legea nu prevede un model de notificare a partenerilor la mutarea sediului. Totuși, schimbarea are efecte imediate asupra facturilor emise și primite, deci partenerii trebuie informați din timp. Momentul important este înregistrarea mențiunii în registrul comerțului.
De când contează noul sediu
Legea nr. 265/2022, art. 46 alin. (1): mențiunile sunt opozabile terților de la data înregistrării lor în registrul comerțului. Alin. (3) adaugă că persoana obligată să ceară înregistrarea nu poate opune terților faptele neînregistrate, decât dacă dovedește că aceștia le cunoșteau.
Practic, până la înregistrare, sediul oficial rămâne cel vechi, chiar dacă v-ați mutat deja. De aceea, anunțați partenerii după ce primiți dovada înregistrării, nu la semnarea noului contract de spațiu.
Ce trebuie să schimbe firma
Legea nr. 31/1990, art. 74 alin. (1) cere ca facturile, ofertele, comenzile și celelalte documente folosite în comerț să menționeze denumirea, forma juridică, sediul social, numărul de ordine în registrul comerțului și codul unic de înregistrare. Alin. (5): dacă societatea are o pagină de internet, aceste informații se publică și acolo.
Pentru TVA, Codul fiscal art. 319 alin. (20) lit. d) cere pe factură adresa furnizorului sau a prestatorului. Prin urmare, după înregistrare:
- actualizați adresa în programul de facturare și în șabloanele de ofertă, comandă și contract;
- actualizați antetul, semnătura de e-mail și pagina de internet.
Ce trebuie să schimbe partenerii
Codul fiscal art. 319 alin. (20) lit. f) cere pe factură denumirea, adresa și codul de înregistrare al beneficiarului. Furnizorii trebuie deci să vă treacă noua adresă pe facturile pe care vi le emit. De aici vine utilitatea notificării: fără ea, furnizorii continuă să emită facturi pe adresa veche.
Dacă primiți totuși o factură cu adresa greșită, corectarea se face după Codul fiscal art. 330 alin. (1). Dacă factura nu a fost transmisă, se anulează și se emite una nouă. Dacă a fost transmisă, se emite o factură de stornare și una cu datele corecte, sau o singură factură care cuprinde ambele.
Model de conținut pentru notificare
Nu există formular oficial. O notificare utilă cuprinde:
- denumirea firmei, codul unic de înregistrare și numărul de ordine în registrul comerțului, așa cum rezultă din certificatul emis după înregistrarea mențiunii;
- adresa veche și adresa nouă;
- data înregistrării mențiunii la registrul comerțului;
- rugămintea de a actualiza datele pe facturi, comenzi și contracte începând cu acea dată;
- noua adresă de corespondență și de livrare, dacă diferă de sediul social.
Trimiteți-o prin e-mail, cu confirmare de primire, tuturor clienților și furnizorilor activi.
Exemplu
Mențiunea privind noul sediu se înregistrează la registrul comerțului pe 12 martie. Factura emisă pe 10 martie poartă corect adresa veche. Factura emisă pe 13 martie trebuie să poarte adresa nouă. Dacă un furnizor emite pe 20 martie o factură cu adresa veche, îi cereți corectarea potrivit art. 330.
Obligația față de ANAF
Schimbarea sediului se declară și la organul fiscal. Detaliile sunt în ghidul „Când se depune declarația de mențiuni pentru schimbarea sediului".
De reținut
- Noul sediu produce efecte față de terți de la înregistrarea în registrul comerțului (Legea nr. 265/2022, art. 46 alin. (1)).
- Toate documentele comerciale trebuie să poarte sediul actualizat (Legea nr. 31/1990, art. 74).
- Facturile primite trebuie să poarte noua adresă (Codul fiscal art. 319 alin. (20) lit. f)). Notificarea partenerilor este modul practic de a obține acest lucru.