Este obligatorie factura pentru deducerea unei cheltuieli la PFA?
Pentru impozitul pe venit, legea nu cere factură ca singur document, ci un document justificativ al operațiunii. Codul fiscal art. 68 alin. (4) lit. a) prevede că o cheltuială a PFA în sistem real trebuie „să fie efectuate în cadrul activităților independente, justificate prin documente”. Factura este cel mai bun document justificativ și, în multe situații, furnizorul este obligat să o emită. Pentru deducerea TVA, însă, factura este obligatorie.
Impozitul pe venit: ce document este suficient
Normele de aplicare a Codului fiscal (HG 1/2016, titlul IV, pct. 7 alin. (4)) admit la deducere doar cheltuielile efectuate pentru realizarea de venituri, „astfel cum rezultă din evidențele contabile conduse de contribuabili”. Evidența PFA se ține în partidă simplă, după OMFP 170/2015. Potrivit acestui ordin, orice operațiune se consemnează „într-un document care stă la baza evidențierii în contabilitatea în partidă simplă, dobândind astfel calitatea de document justificativ”. Registrul-jurnal de încasări și plăți se completează pe baza documentelor justificative.
OMFP 170/2015 (cap. III pct. 4) enumeră elementele principale ale unui document justificativ: - denumirea documentului, numărul și data; - emitentul și, când este cazul, codul fiscal; - părțile operațiunii, când este cazul; - conținutul operațiunii și datele cantitative și valorice.
Un document care nu arată cine a cumpărat și ce anume a cumpărat justifică greu legătura cu activitatea. Legea cere această legătură prin condiția „în cadrul activităților independente”.
Când furnizorul trebuie să emită factură
Codul fiscal art. 319 alin. (6) obligă persoana impozabilă să emită factură pentru fiecare livrare sau prestare. Alin. (10) lit. a) scutește comerțul cu amănuntul și serviciile către populație, unde se emite bon fiscal, „cu excepția cazului în care beneficiarul solicită factura”. Așadar PFA poate cere factura oricând. Pentru operațiunile dintre persoane impozabile stabilite în România, art. 319 alin. (1^1) consideră facturi, în sensul titlului TVA, doar documentele care respectă OUG 120/2021, adică cele transmise prin RO e-Factura.
TVA: factura este obligatorie
Un PFA înregistrat în scopuri de TVA poate deduce taxa doar dacă deține „o factură emisă în conformitate cu prevederile art. 319” (Codul fiscal art. 299 alin. (1) lit. a)). Normele (HG 1/2016, titlul VII, pct. 69 alin. (6)) admit bonul fiscal pentru deducerea TVA numai dacă îndeplinește condițiile unei facturi simplificate și are înscris, prin casa de marcat, codul de înregistrare în scopuri de TVA al beneficiarului.
Exemplu
Un PFA în sistem real, neplătitor de TVA, cumpără consumabile de 300 lei de la un magazin și primește bon fiscal. Bonul dovedește plata și conținutul achiziției, dar nu identifică cumpărătorul. Dacă PFA cere factură pe codul său fiscal, legătura cu activitatea este documentată fără echivoc. Dacă PFA este plătitor de TVA, taxa de pe bonul fără codul său de TVA nu se deduce.
Pași practici
- Cereți factură pe codul fiscal al PFA pentru orice achiziție făcută pentru activitate.
- Pentru furnizorii din România, verificați dacă factura a ajuns în RO e-Factura.
- Înregistrați plata în Registrul-jurnal pe baza documentului justificativ.
- Păstrați dovada plății lângă document.
De reținut
- Pentru impozitul pe venit, cheltuiala trebuie justificată prin documente. Factura este documentul cel mai sigur, dar legea nu o cere ca unic document.
- Pentru deducerea TVA sunt necesare factura sau un bon care îndeplinește condițiile facturii simplificate și poartă codul de TVA al PFA.
- Documentul trebuie să lege cheltuiala de activitatea independentă.