Este obligatoriu registrul de casă dacă firma nu lucrează cu numerar?
Registrul de casă este documentul reglementat prin care se înregistrează zilnic încasările și plățile efectuate în numerar prin casieria firmei. Din chiar definiția lui rezultă că întocmirea lui este legată de existența efectivă a unor operațiuni de casă — nu este un document care trebuie completat „gol" doar pentru a exista.
Temeiul legal
„Registrul de casă servește ca: - document de înregistrare operativă a încasărilor și plăților în numerar (lei sau valută), efectuate prin casieria entității; - document de stabilire, la sfârșitul fiecărei zile, a soldului de casă; - document de înregistrare în contabilitate a operațiunilor de casă. Registrul de casă se întocmește zilnic, pe baza documentelor justificative de încasări și plăți." — OMFP nr. 2.634/2015, Anexa 2 (Norme specifice), secțiunea „Registrul de casă" (cod 14-4-7A) (sursă: anaf_surse/omfp_2634_2015_anexa2_norme_specifice.txt)
Norma leagă explicit întocmirea registrului de existența unor „documente justificative de încasări și plăți" — adică de operațiuni de casă efectiv realizate. O firmă care nu efectuează nicio încasare sau plată în numerar (toate operațiunile trecând exclusiv prin cont bancar) nu generează documente justificative de casă, deci nu are, practic, ce să înregistreze într-un registru de casă. Registrul rămâne însă documentul obligatoriu de completat din momentul în care apare prima operațiune cu numerar (chiar și una singură, ocazională) — de aceea majoritatea firmelor păstrează formularul pregătit, pentru a-l putea folosi corect dacă apare o astfel de situație.
Ce se greșește în practică
- Se completează un registru de casă „la zi" cu solduri zero doar de formă, deși norma leagă întocmirea lui de existența unor documente justificative reale de încasare/plată.
- Se presupune că o firmă fără numerar este scutită definitiv de a avea vreodată registru de casă — dacă apare o singură operațiune cu numerar (de exemplu o plată ocazională din avans de trezorerie), registrul devine necesar din acel moment.
- Se confundă absența operațiunilor cu numerar cu absența obligației de a avea case de marcat sau alte evidențe — sunt aspecte reglementate separat.
Ce face iConta.eu
iConta.eu generează registrul de casă automat pe baza operațiunilor de încasări și plăți în numerar introduse în aplicație; dacă firma nu înregistrează nicio operațiune de acest tip într-o perioadă, registrul aferent acelei perioade rămâne, corespunzător, fără mișcări.