Am omis să restitutionez avansurile neutilizate
Un avans de trezorerie (bani acordați unui angajat sau administrator pentru cheltuieli viitoare) nu e o sumă „câștigată" de titular — e o creanță a firmei, care trebuie fie justificată prin documente, fie restituită. Amânarea decontării nu e doar o problemă de disciplină internă, ci intră direct sub incidența regulilor privind operațiunile cu numerar.
Temeiul legal
„Prin excepție de la prevederile art. 1 alin. (1) se pot efectua operațiuni de încasări și plăți în numerar, în următoarele condiții: [...] e) plăți din avansuri spre decontare, în limita unui plafon zilnic de 5.000 lei, stabilit pentru fiecare persoană care a primit avansuri spre decontare. [...] La data acordării avansurilor spre decontare, sumele aferente intră în calculul plafonului zilnic prevăzut la alin. (1) lit. c) sau d), după caz." — Legea 70/2015 (disciplina financiară privind operațiunile de încasări și plăți în numerar), art. 3 alin. (1) lit. e) și alin. (4) (sursă: anaf_surse/legea_70_2015_consolidat.txt)
Ce trebuie reținut din regimul avansurilor spre decontare:
- Acordarea și plata unui avans spre decontare sunt limitate, prin lege, la un plafon zilnic de 5.000 lei per persoană — plafonul se aplică atât la acordarea avansului, cât și la plățile ulterioare făcute din el.
- Documentul de referință pentru justificare, conform normelor contabile (OMFP 2634/2015), e ordinul de deplasare/decontul de cheltuieli: dacă suma cheltuielilor efective e mai mică decât avansul primit, diferența de restituit se depune la casierie pe bază de dispoziție de încasare, iar dacă e mai mare, diferența se achită titularului pe bază de dispoziție de plată.
- Avansul rămas nedecontat și nerestituit nu „dispare" din contabilitate — el rămâne o creanță asupra titularului (cont de avansuri de trezorerie), care trebuie clarificată la închiderea perioadei, altfel distorsionează soldul de casă și situațiile financiare.
Ce se greșește în practică
- Se lasă avansul „deschis" luni de zile, fără decont și fără restituire, tratându-l informal ca pe o sumă consumată — de fapt rămâne o creanță neclarificată în contabilitate, vizibilă la orice verificare a soldurilor.
- Se compensează tacit avansul nedecontat cu un salariu sau o altă sumă datorată titularului, fără o notă contabilă și un document justificativ corespunzător — operațiune care trebuie documentată explicit, nu doar „înțeleasă" între părți.
- Se ignoră plafonul zilnic de 5.000 lei la acordarea avansului, tratându-l ca pe o limită orientativă, nu ca pe o regulă de disciplină financiară cu sancțiuni contravenționale.
Ce face iConta.eu
Modulul de casierie al iConta.eu urmărește avansurile de trezorerie acordate — acordarea, decontarea (parțială sau totală) și restul rămas de restituit — și calculează soldul nedecontat al fiecărui titular de avans, semnalând sumele care nu au fost încă justificate sau restituite. Aplicația nu decide în locul contabilului dacă un avans vechi trebuie recuperat, imputat sau reclasificat — dar oferă evidența clară a soldurilor deschise, necesară pentru a lua decizia corectă la închiderea perioadei.