Ai pierdut originalul facturii de achiziție: cum obții un duplicat valabil pentru deducerea TVA?
Deducerea TVA se justifică pe baza exemplarului original al facturii. Dacă l-ai pierdut, ți-a fost furat sau s-a distrus, ceri furnizorului un duplicat, pe care acesta menționează că înlocuiește factura inițială. La facturile pe hârtie, duplicatul poate fi o factură nouă cu aceleași date sau o fotocopie a celei inițiale, cu mențiunea furnizorului.
La facturile electronice transmise prin RO e-Factura, problema se pune altfel: originalul e fișierul XML cu sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor, nu un exemplar tipărit. Pierderea unei copii pe hârtie sau a unui PDF nu afectează deducerea, dacă păstrezi fișierul original.
Temeiul legal
„Justificarea deducerii taxei se face numai pe baza exemplarului original al documentelor prevăzute la art. 299 alin. (1) din Codul fiscal." — HG 1/2016, Normele metodologice ale Codului fiscal, titlul VII, pct. 69 alin. (2) (sursă: anaf_surse/hg_1_2016_norme_cod_fiscal.txt)
„În cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii exemplarului original al facturii, beneficiarul trebuie să solicite emitentului un duplicat al facturii, pe care se menționează că înlocuiește factura inițială. În cazul facturilor emise pe suport hârtie, duplicatul poate fi o factură nouă emisă de furnizor/prestator, care să cuprindă aceleași date ca factura inițială și pe care să se menționeze că este duplicat și că înlocuiește factura inițială sau, o fotocopie a facturii inițiale, pe care furnizorul/prestatorul menționează că este duplicat și că înlocuiește factura inițială." — HG 1/2016, Normele metodologice ale Codului fiscal, titlul VII, pct. 69 alin. (4) (sursă: anaf_surse/hg_1_2016_norme_cod_fiscal.txt)
„Exemplarul original al facturii electronice se consideră fișierul de tip XML însoțit de sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor." — OUG 120/2021, art. 4 alin. (6) (sursă: anaf_surse/oug_120_2021.txt)
Pașii, după tipul facturii:
- Factură pe hârtie. Soliciți în scris furnizorului un duplicat. Acesta poate fi o factură nouă, cu aceleași date ca originalul, marcată ca duplicat care înlocuiește factura inițială, sau o fotocopie a originalului pe care furnizorul face aceeași mențiune.
- Factură electronică. Originalul e fișierul XML cu sigiliul electronic. Dacă ai pierdut doar vizualizarea sau PDF-ul, descarci din nou fișierul din sistemul RO e-Factura, cât timp e disponibil acolo, sau îl ceri furnizorului. Arhivarea XML-ului cu sigiliu, nu a PDF-ului, e cea care contează.
- Declarație vamală de import. Pentru un duplicat al declarației vamale sau al documentului de regularizare, normele cer un duplicat certificat de organele vamale.
- Momentul deducerii. Dacă deducerea nu s-a exercitat pentru că documentul lipsea, ea se poate face în decontul perioadei în care primești duplicatul sau într-unul ulterior, în termenul de prescripție (art. 301 alin. (2) din Codul fiscal).
SC Exemplu SRL a primit pe hârtie, în martie 2023, o factură de la un furnizor din țară, cu TVA de 1.900 lei, pe care a dedus-o. Originalul se pierde la mutarea arhivei.
- SC Exemplu SRL cere furnizorului un duplicat cu mențiunea că înlocuiește factura inițială.
- Furnizorul trimite o fotocopie a facturii, pe care scrie „duplicat, înlocuiește factura inițială".
- Duplicatul se arhivează în locul originalului; deducerea de 1.900 lei rămâne justificată.
Ce se greșește în practică
- Se păstrează la dosar o copie scanată sau o fotocopie făcută intern, fără mențiunea furnizorului. Nu e duplicat în sensul normelor.
- La facturile electronice, se arhivează doar PDF-ul generat din XML, iar fișierul cu sigiliu se pierde.
- Se renunță la deducere definitiv, în loc să se ceară duplicatul și să se deducă ulterior, în termenul legal.
- Se confundă duplicatul cu o factură de corecție. Duplicatul reproduce aceleași date, nu le modifică.
Ce face iConta.eu
iConta.eu înregistrează facturile primite și le contează cu TVA deductibilă (4426). Aplicația nu gestionează duplicate de facturi și nu arhivează exemplarele pe hârtie. Solicitarea duplicatului și păstrarea originalului sau a duplicatului rămân în sarcina firmei și a contabilului.