Răspunderea administratorului care iese din funcție
Plecarea din funcție, prin revocare sau renunțare, nu șterge ce s-a întâmplat în timpul mandatului. Administratorul care iese rămâne expus pentru faptele din perioada în care a condus firma, atât față de fisc, cât și față de societate. În schimb, nu răspunde pentru obligațiile apărute după ce a încetat să fie administrator. Momentul exact al ieșirii și documentele predate devin astfel esențiale.
Față de fisc: doar perioada mandatului
Codul de procedură fiscală art. 25 alin. (2) enumeră cazurile în care administratorii răspund solidar cu firma, în principal când aceasta a fost declarată insolvabilă, iar elementul comun este reaua-credință. Printre ele: - lit. b): au provocat insolvabilitatea prin înstrăinarea sau ascunderea activelor; - lit. c): „în perioada exercitării mandatului" nu au cerut deschiderea procedurii insolvenței, deși aveau această obligație; - lit. d): au determinat nedeclararea sau neachitarea la scadență a obligațiilor fiscale; - lit. e): au determinat restituiri sau rambursări necuvenite de la buget.
Limita în timp este dată de art. 25 alin. (5): răspunderea privește obligațiile fiscale principale și accesorii „ale perioadei pentru care au avut calitatea ce a stat la baza atragerii răspunderii solidare". Un fost administrator nu poate fi obligat să plătească TVA-ul sau contribuțiile unor luni în care nu mai conducea firma.
Răspunderea nu se aplică automat. Potrivit art. 26, ea se stabilește prin decizie separată, emisă pentru fiecare persoană, după o audiere obligatorie (alin. (2)). Decizia emisă fără audiere este nulă (alin. (3)). Fiind act administrativ fiscal, decizia poate fi contestată.
Față de societate
Legea nr. 31/1990, art. 72 trimite la regulile mandatului, iar art. 73 alin. (1) face administratorii solidar răspunzători față de societate pentru realitatea vărsămintelor, existența reală a dividendelor plătite, existența și corecta ținere a registrelor, executarea hotărârilor adunării generale și îndeplinirea obligațiilor impuse de lege și de actul constitutiv. Și aceste fapte se raportează la perioada mandatului. De exemplu, dividendele plătite fără profit real în timpul mandatului rămân în sarcina administratorului de atunci, chiar dacă acesta a plecat între timp.
La SRL, administratorii sunt numiți prin actul constitutiv sau de adunarea generală (art. 197 alin. (1)). Prin urmare, schimbarea lor se face tot printr-o hotărâre a asociaților sau prin modificarea actului constitutiv, care se înregistrează la registrul comerțului. Formalitățile de publicitate privind persoanele care reprezintă societatea contează față de terți (art. 54 alin. (1)). Până la înregistrare, fostul administrator apare în continuare ca reprezentant.
Contabilitatea predată
Legea contabilității nr. 82/1991, art. 10 alin. (1) atribuie răspunderea pentru organizarea și conducerea contabilității administratorului. La schimbarea lui, OMFP 2861/2009 cere inventarierea „ori de câte ori intervine o predare-primire de gestiune". Pentru administratorul care pleacă, procesul-verbal de predare și inventarul sunt dovada situației lăsate la data ieșirii.
Exemplu
Un administrator este revocat pe 30 iunie. În august, firma nu plătește TVA-ul pentru trimestrul II, iar anul următor este declarată insolvabilă. ANAF poate analiza răspunderea fostului administrator doar pentru obligațiile perioadei de până la 30 iunie și doar dacă dovedește reaua-credință. TVA-ul trimestrului III ține de mandatul noului administrator.
Pași practici la ieșirea din funcție
- Obține hotărârea de revocare sau de acceptare a renunțării și verifică înregistrarea ei la registrul comerțului.
- Cere o fișă sintetică de la ANAF și o balanță la data ieșirii, ca instantaneu al obligațiilor fiscale.
- Semnează un proces-verbal de predare-primire, cu inventar, registre, documente și accese.
- Păstrează dovezile declarațiilor depuse și ale plăților făcute în timpul mandatului.
De reținut
- Ieșirea din funcție nu stinge răspunderea pentru perioada mandatului.
- Răspunderea solidară fiscală cere rea-credință și vizează numai perioada mandatului (Codul de procedură fiscală art. 25 alin. (5)).
- Se stabilește prin decizie, după audiere obligatorie (art. 26).
- Predarea documentată a gestiunii este cea mai bună protecție a administratorului care pleacă.