Cum reconstitui o evidență lipsă înainte de control

Începe cu un proces-verbal care constată ce lipsește, apoi cere copii de la emitenți și refă ce ai emis chiar tu. Grăbește-te: legea dă 30 de zile de la constatare. La control, lipsa documentelor nu înseamnă doar o amendă. Organul fiscal poate estima baza de impozitare, iar cheltuielile fără document pot fi respinse.

Termenul și ce se poate reconstitui

Legea nr. 82/1991, art. 26: reconstituirea documentelor pierdute, sustrase sau distruse se face „în termen de maximum 30 de zile de la constatare”. În caz de forță majoră, termenul este de 90 de zile de la încetarea acesteia.

Procedura este în OMFP nr. 2634/2015, anexa nr. 1, pct. 27-35: - Documentele emise de firmă într-un singur exemplar se refac după aceeași procedură ca originalul, cu mențiunea că sunt reconstituite (pct. 29). - Documentele emise de alții, de exemplu facturile de la furnizori, se reconstituie de emitent, printr-o copie după exemplarul lui. Emitentul are 10 zile lucrătoare să o trimită (pct. 32). - Nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale, cum ar fi bonurile sau biletele de călătorie nenominale, pierdute înainte de înregistrarea în contabilitate (pct. 33).

Dosarul de reconstituire

Cine constată lipsa anunță conducătorul entității în scris, în 24 de ore. Conducătorul dispune procesul-verbal în cel mult 3 zile lucrătoare (pct. 29). Potrivit pct. 31, dosarul cuprinde: 1. sesizarea scrisă a persoanei care a constatat lipsa; 2. procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii; 3. dovada sesizării organelor de urmărire penală sau a sancționării disciplinare, după caz; 4. dispoziția scrisă a conducătorului entității pentru reconstituire; 5. copia documentelor reconstituite.

Dacă dispariția poate constitui infracțiune, organele de urmărire penală se anunță imediat (pct. 30). Documentele reconstituite sunt bază legală pentru înregistrări (pct. 33). Dacă originalul apare ulterior, documentul reconstituit se anulează (pct. 35).

De ce contează la control

• Contribuabilul trebuie să pună la dispoziție registrele și documentele cerute (Codul de procedură fiscală art. 64 alin. (1)). Nerespectarea obligației este contravenție (art. 336 alin. (1) lit. c)). Pentru o firmă care nu este contribuabil mijlociu sau mare, amenda este între 6.000 și 8.000 lei (art. 336 alin. (2) lit. a)).
• Dacă evidențele sunt incomplete, incorecte sau lipsesc, organul fiscal stabilește baza de impozitare prin estimare (art. 106 alin. (2) lit. b)).
• Până la începerea inspecției poți depune sau corecta declarațiile pentru perioadele din aviz (art. 122 alin. (7) lit. e)). După începere, corecțiile pentru acele perioade nu mai sunt luate în considerare (art. 105 alin. (8)).

Ordinea practică

1. Fă inventarul lipsurilor, pe luni, tipuri de documente și parteneri, și întocmește procesul-verbal și dispoziția de reconstituire.
2. Trimite cereri scrise furnizorilor și clienților pentru copii. Păstrează dovada trimiterii.
3. Refă documentele interne: note contabile, state, bonuri de consum.
4. Compară reconstituirea cu declarațiile depuse. Dacă apar diferențe și ai primit aviz, corectează-le înainte de data începerii inspecției.

Exemplu

Un SRL constată pe 3 martie că facturile de achiziție din 2024 au fost distruse la o inundație. Primește aviz de inspecție pe 10 martie, cu începere pe 25 martie. Întocmește procesul-verbal și trimite cereri la cei 12 furnizori. Până pe 17 martie primește copiile, în termenul de 10 zile lucrătoare. Bonurile de taxi nenominale nu pot fi reconstituite, deci firma nu le mai poate justifica.

De reținut

• Reconstituirea se face în 30 de zile de la constatare (Legea nr. 82/1991, art. 26).
• Emitentul trimite copia în 10 zile lucrătoare. Bonurile nenominale nu se reconstituie (OMFP nr. 2634/2015, anexa nr. 1, pct. 32-33).
• Dosarul de reconstituire este dovada ta la control (pct. 31).
• Fără documente, baza de impozitare poate fi estimată (Codul de procedură fiscală art. 106).

Toate ghidurile · ← iConta.eu · Termeni și condiții