Registrul electronic de evidență a zilierilor: transmiterea zilnică la ITM înainte de începerea lucrului

Evidența zilierilor nu se mai ține pe hârtie și nu se mai depune printr-un extras lunar la inspectoratul teritorial de muncă (ITM). Din 20 decembrie 2019, singura modalitate de transmitere a datelor este Registrul electronic de evidență a zilierilor, pe care beneficiarul îl completează și îl transmite ITM-ului zilnic, înainte de începerea activității de către fiecare persoană. Cine raportează încă după vechiul regim de hârtie cu extras lunar până pe 5 se referă la o formă a legii care nu mai este în vigoare.

Registrul este electronic și este singura modalitate de transmitere

Legea nr. 52/2011, art. 4^1, prevede că „la data de 20 decembrie 2019 se înființează Registrul electronic de evidență a zilierilor, ca singura modalitate de transmitere a datelor privind evidența zilierilor”. Sistemul informatic aferent este pus la dispoziție de Inspecția Muncii, iar metodologia de întocmire și transmitere, precum și înregistrările care se efectuează, se stabilesc prin ordin al ministrului muncii.

Prin urmare, modelul de registru pe hârtie (fostul „registru cu regim special” după anexa nr. 1) și extrasul lunar depus la ITM până la data de 5 nu mai reprezintă regimul aplicabil. Obligația actuală, potrivit art. 5 alin. (2) lit. a), este ca beneficiarul „să înființeze, să completeze și să transmită Registrul electronic de evidență a zilierilor conform metodologiei și modelului stabilite prin ordinul ministrului muncii”.

Transmiterea zilnică, înainte de începerea activității

Art. 5 alin. (2) lit. b) cere beneficiarului „să transmită Registrul electronic de evidență a zilierilor inspectoratului teritorial de muncă, zilnic, înainte de începerea activității de către fiecare persoană care urmează să se afle într-un raport de muncă” în calitate de zilier. Nu mai există, așadar, două termene distincte (completare zilnică plus extras lunar): transmiterea electronică zilnică, făcută înainte de începerea lucrului, este chiar modalitatea prin care datele ajung la ITM.

Art. 8 alin. (1) stabilește că toți zilierii se înregistrează în Registrul electronic în ordine cronologică. Pentru activitățile sezoniere din agricultură, silvicultură, pășunatul sezonier al bovinelor și cabalinelor, grădinile botanice și cercetarea-dezvoltarea din domeniul agricol, art. 8 alin. (2) prevede reguli specifice de înregistrare.

Ce se înregistrează pentru fiecare zilier

Conform metodologiei aprobate prin ordinul ministrului muncii, pentru fiecare zi de lucru se înregistrează: - data zilei de lucru, numele zilierului, actul de identitate și CNP-ul; - activitatea din CAEN și locul executării (fermă, grădină etc.); - numărul de ore lucrate, remunerația brută convenită și remunerația netă plătită.

Plata remunerației se dovedește potrivit art. 11 din lege; instruirea privind securitatea și sănătatea în muncă și, pentru minori, acordul părinților rămân obligații ale beneficiarului, verificabile la control.

Exemplu

Un SRL cu sediul în Ilfov folosește în august 2026 patru zilieri la un punct de lucru din Prahova, 10 zile fiecare. În fiecare dintre cele 10 zile, înainte ca zilierii să înceapă lucrul, firma transmite electronic Registrul către ITM. Nu mai există un extras separat trimis până la 5 septembrie: datele au ajuns deja la ITM prin transmiterea electronică zilnică din luna august.

Sancțiunea

Încălcarea obligațiilor de la art. 5 alin. (2) lit. a)-d), inclusiv neînființarea, necompletarea sau netransmiterea zilnică a Registrului electronic, se sancționează cu amendă potrivit art. 14 alin. (1) lit. b) din Legea nr. 52/2011. Constatarea contravențiilor o fac inspectorii de muncă (art. 15).

Pași practici pentru contabil

1. Verifică dacă beneficiarul are acces la Registrul electronic (portalul Inspecției Muncii) și cine îl completează.
2. Asigură-te că transmiterea se face zilnic, înainte de începerea activității fiecărui zilier, nu la sfârșitul zilei sau al lunii.
3. La închiderea lunii, preia din Registrul electronic orele și remunerațiile pentru calculul obligațiilor fiscale.

De reținut

• Din 20 decembrie 2019, Registrul electronic este singura modalitate de transmitere a datelor despre zilieri (Legea nr. 52/2011, art. 4^1).
• Beneficiarul transmite Registrul electronic la ITM zilnic, înainte de începerea activității de către fiecare zilier (art. 5 alin. (2) lit. b)).
• Regimul de hârtie cu extras lunar depus până pe 5 nu mai este aplicabil.
• Încălcarea art. 5 alin. (2) lit. a)-d) se sancționează potrivit art. 14 alin. (1) lit. b).

Toate ghidurile · ← iConta.eu · Termeni și condiții