Cum schimb sediul social al firmei la ONRC
Sediul social e un element al actului constitutiv, nu doar o adresă de corespondență — schimbarea lui înseamnă o modificare a actului constitutiv, care trebuie decisă de organul competent al firmei și înregistrată la Registrul Comerțului pentru a produce efecte față de terți.
Temeiul legal
„(1) Actul constitutiv poate fi modificat prin hotărâre a adunării generale ori a Consiliului de administrație, respectiv directoratului, adoptată în temeiul art. 114 alin. (1), sau prin hotărârea instanței judecătorești, în condițiile art. 223 alin. (3) și ale art. 226 alin. (2)." — Legea 31/1990, art. 204 alin. (1) (sursă: anaf_surse/legea_31_1990_societatile.txt)
„(1) Adunarea generală decide prin votul reprezentând majoritatea absolută a asociaților și a părților sociale, în afară de cazul când în actul constitutiv se prevede altfel." — Legea 31/1990, art. 192 alin. (1), aplicabil societăților cu răspundere limitată (sursă: anaf_surse/legea_31_1990_societatile.txt)
Pașii legali pentru schimbarea sediului social la o SRL:
- Se adoptă o hotărâre a adunării generale a asociaților de modificare a actului constitutiv, prin care se stabilește noul sediu — la SRL, majoritatea necesară e cea absolută (a asociaților și a părților sociale), dacă actul constitutiv nu prevede o majoritate mai mare.
- Actul modificator nu necesită formă autentică decât în cazurile expres enumerate la art. 204 alin. (2) (majorare de capital cu aport de imobil, schimbarea formei juridice în SNC/SCS, subscripție publică) — schimbarea sediului social, ca atare, nu se regăsește pe această listă, deci se poate face prin înscris sub semnătură privată, dacă actul constitutiv al firmei nu impune altfel.
- Hotărârea și actul constitutiv actualizat se depun la Oficiul Registrului Comerțului pentru înregistrarea mențiunii, moment din care schimbarea produce efecte față de terți; firma trebuie să dețină și un document valabil care atestă dreptul de folosință asupra noului spațiu (contract de închiriere, comodat, act de proprietate).
- Firma trebuie, în paralel, să notifice organul fiscal competent, întrucât schimbarea sediului social poate însemna și schimbarea administrației fiscale de care aparține firma.
Ce se greșește în practică
- Se schimbă adresa doar informal (pe facturi, pe site) fără a înregistra mențiunea la Registrul Comerțului — sediul social rămâne, din punct de vedere legal, cel vechi, până la înregistrare.
- Se cere formă autentică (notarială) pentru schimbarea sediului social din prudență excesivă, deși legea nu o impune pentru acest tip de modificare, decât dacă actul constitutiv propriu al firmei o cere expres.
- Se uită notificarea către organul fiscal, ceea ce poate întârzia recunoașterea corectă a administrației fiscale competente pentru firmă după mutare.
Ce face iConta.eu
iConta.eu nu depune mențiuni la Registrul Comerțului și nu redactează hotărâri AGA — acestea rămân formalități externe aplicației. După ce sediul social e schimbat efectiv la ONRC, contabilul actualizează adresa firmei în ecranul Date firma, informație folosită apoi la generarea documentelor și declarațiilor.