Cine semnează nota de intrare-recepție în firmă
Nota de intrare-recepție (NIR) e documentul pe care se bazează încărcarea în gestiune a bunurilor aprovizionate și înregistrarea lor în contabilitate. Deși în practică e adesea tratată ca o simplă formalitate, normele privind documentele financiar-contabile stabilesc destul de precis cine o întocmește și în ce situații e obligatorie.
Temeiul legal
„Nota de recepție și constatare de diferențe (NIR) servește ca: - document pentru recepția bunurilor aprovizionate; - document justificativ pentru încărcare în gestiune; - document justificativ de înregistrare în contabilitate. Nota de recepție și constatare de diferențe se folosește ca document de recepție obligatoriu numai în cazul: - bunurilor materiale cuprinse într-o factură sau aviz de însoțire a mărfii, care fac parte din gestiuni diferite; - bunurilor materiale primite spre prelucrare, în custodie sau în păstrare; - bunurilor materiale procurate de la persoane fizice; - bunurilor materiale care sosesc neînsoțite de documente de livrare; - bunurilor materiale care prezintă diferențe la recepție; - mărfurilor intrate în gestiunile la care evidența se ține la preț de vânzare." — OMFP 2634/2015, Anexa 2 (Normele specifice de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile), cod 14-3-1A (sursă: anaf_surse/omfp_2634_2015_anexa2_norme_specifice.txt)
Formularul-model din aceleași norme (Anexa 3) arată explicit cine îl completează și îl semnează:
- Documentul se deschide cu formula „Subsemnații, membrii comisiei de recepție, am procedat la recepționarea valorilor materiale furnizate de...", deci constatarea cantităților și eventualelor diferențe cade în sarcina comisiei de recepție stabilite de entitate — nu a unei singure persoane.
- Blocul de semnături din model are două coloane distincte: „Comisia de recepție" (numele, prenumele și semnătura fiecărui membru) și „Primit în gestiune" (data și semnătura celui care preia efectiv bunurile în gestiune) — deci semnează atât comisia, cât și gestionarul.
- NIR e obligatoriu doar în situațiile enumerate expres în normă: bunuri din gestiuni diferite cuprinse în aceeași factură/aviz, bunuri primite spre prelucrare/custodie/păstrare, bunuri cumpărate de la persoane fizice, bunuri sosite fără documente de livrare, bunuri cu diferențe constatate la recepție și mărfuri gestionate la preț de vânzare.
- În afara acestor cazuri, recepția și încărcarea în gestiune se fac direct pe baza documentului de livrare (factură sau aviz de însoțire a mărfii), fără NIR separat.
Ce se greșește în practică
- Se întocmește și se semnează NIR-ul de o singură persoană (de regulă gestionarul), fără constituirea unei comisii de recepție, deși modelul normat presupune mai mulți semnatari pentru constatarea eventualelor diferențe.
- Se emite NIR pentru orice recepție, deși norma îl cere obligatoriu doar în cazurile enumerate explicit — în restul situațiilor, factura sau avizul de însoțire ține deja loc de document de recepție.
- Se confundă „primit în gestiune" (semnătura gestionarului care preia bunurile) cu constatarea comisiei de recepție (care verifică cantitățile și calitatea) — sunt două roluri distincte în model, chiar dacă în firmele mici aceeași persoană poate cumula ambele funcții.
Ce face iConta.eu
iConta.eu generează automat nota de recepție (NIR) și liniile aferente atunci când se înregistrează o recepție de stocuri, pe baza articolelor din factură/aviz, și blochează salvarea unui NIR fără nicio linie de recepție. Aplicația ține evidența digitală a documentului și a valorilor recepționate, dar nu implementează un flux separat de „comisie de recepție" cu semnături multiple — cine constată eventualele diferențe la recepția fizică și cine semnează pe hârtie rămâne o organizare internă a firmei, în afara aplicației.