Cine trebuie să semneze registrul de casă?
Pe registrul de casă ținut pe hârtie semnează două persoane: casierul și compartimentul financiar-contabil. Așa arată modelul oficial al formularului, iar fiecare semnătură are alt rol. Casierul confirmă încasările, plățile și soldul zilei. Contabilitatea confirmă că a primit registrul, cu documentele anexate, și că l-a preluat în evidență.
Ce spune formularul oficial
OMFP 2634/2015, anexa 3, conține modelul registrului de casă. Atât varianta 14-4-7A, cât și 14-4-7bA, precum și registrele în valută (14-4-7/aA și 14-4-7/cA) au în subsol rubricile „Casier” și „Compartiment financiar-contabil”. Rubricile corespund celor trei funcții pe care anexa 2 le atribuie registrului:
- „document de înregistrare operativă a încasărilor și plăților în numerar”, care ține de casier;
- „document de stabilire, la sfârșitul fiecărei zile, a soldului de casă”, tot în sarcina casierului;
- „document de înregistrare în contabilitate a operațiunilor de casă”, care ține de compartimentul financiar-contabil.
Registrul „se întocmește zilnic, pe baza documentelor justificative de încasări și plăți”. Practic, semnăturile se pun la închiderea fiecărei zile, pe fila cu soldul stabilit.
Casierul
Casierul completează registrul pe baza chitanțelor și dispozițiilor de plată/încasare și stabilește soldul la sfârșitul zilei. Semnătura lui leagă soldul scriptic de numerarul efectiv din casierie. OMFP 2634/2015, anexa 2, prevede, pentru chitanță, că aceasta se întocmește de casier și „se semnează de acesta pentru primirea sumei”. Registrul centralizează exact aceste documente.
La o firmă mică, fără casier angajat, rubrica o semnează persoana care încasează și plătește efectiv numerarul, de regulă administratorul sau un salariat desemnat.
Compartimentul financiar-contabil
Contabilul semnează la primirea registrului, după ce verifică dacă fiecare poziție are document justificativ anexat și dacă soldul reportat corespunde cu ziua precedentă. OMFP 2634/2015, anexa 1, pct. 10, cere ca documentele contabile să conțină „semnătura persoanei responsabile cu întocmirea documentelor contabile”.
Corecturi și răspundere
- O greșeală din registru se corectează prin tăiere cu o linie și scrierea cifrei corecte alături. Corectura se confirmă prin semnătura celui care a corectat, cu data corecturii (anexa 1, pct. 14).
- Documentele justificative angajează răspunderea celor care le-au întocmit, vizat și aprobat, precum și a celor care le-au înregistrat în contabilitate (Legea nr. 82/1991, art. 6 alin. (2)).
Registrul generat informatic
Dacă registrul e produs de programul de contabilitate, anexa 1, pct. 11, prevede că semnătura „nu constituie element obligatoriu”. În schimb, prin proceduri proprii trebuie identificate persoanele care au inițiat, dispus și aprobat operațiunile. Rolurile rămân aceleași: cine operează casa și cine o preia în contabilitate.
Exemplu
Un SRL cu un singur punct de lucru încasează și plătește numerar prin administrator. La sfârșitul zilei, administratorul închide registrul cu soldul de 1.850 lei și semnează la „Casier”. A doua zi, contabila primește fila cu cele șapte chitanțe și dispoziții anexate, verifică reportul și semnează la „Compartiment financiar-contabil”.
De reținut
- Pe registrul de casă semnează casierul și compartimentul financiar-contabil (modelul 14-4-7A din OMFP 2634/2015, anexa 3).
- Semnăturile se pun zilnic, odată cu închiderea soldului.
- Corecturile se semnează și se datează (anexa 1, pct. 14).
- La registrele informatice semnătura poate lipsi, dar identificarea persoanelor e obligatorie (anexa 1, pct. 11).