Cât timp trebuie să păstreze o asociație registrele tranzacțiilor efectuate?
Cel puțin 5 ani. OG 26/2000, art. 27^3, spune: „Asociațiile au obligația de a păstra cel puțin 5 ani registrele tranzacțiilor efectuate.” Aceasta nu e însă singura regulă de arhivare care se aplică unui ONG. Legea contabilității are propriile termene, iar unele sunt mai lungi.
De unde vine obligația
Art. 27^3 a fost introdus în OG 26/2000 prin Legea nr. 129/2019, legea privind prevenirea spălării banilor. Obligația nu privește doar asociațiile. Pentru fundații, art. 31 alin. (2) prevede că art. 27-27^3 „se aplică în mod corespunzător”.
Ordonanța nu definește ce înseamnă „registrele tranzacțiilor” și nici de la ce dată curg cei 5 ani. De aceea, practic, termenul trebuie corelat cu cel din Legea contabilității.
Cele trei termene care se suprapun
Asociațiile sunt obligate să organizeze și să conducă contabilitatea financiară (Legea nr. 82/1991, art. 1 alin. (2)). Prin urmare li se aplică și regulile de arhivare ale acestei legi.
| Ce păstrezi | Termen | Temei |
|---|---|---|
| Registrele tranzacțiilor efectuate | cel puțin 5 ani | OG 26/2000, art. 27^3 |
| Registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative, inclusiv statele de salarii | 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului | Legea nr. 82/1991, art. 25 |
| Situațiile financiare anuale | 10 ani | Legea nr. 82/1991, art. 28 alin. (2^1) |
Exemplu
O asociație are încasări din cotizații, donații și o mică activitate economică în exercițiul 2026, încheiat la 31 decembrie 2026.
- Registrul-jurnal, Registrul-inventar, Cartea mare (Legea nr. 82/1991, art. 20) și documentele justificative din 2026: cei 5 ani curg de la 1 iulie 2027, deci se păstrează cel puțin până la 1 iulie 2032.
- Evidențele tranzacțiilor din 2026: OG 26/2000 cere minimum 5 ani. Dacă le păstrezi împreună cu documentele contabile, până la 1 iulie 2032, acoperi ambele obligații.
- Situațiile financiare pe 2026: se păstrează 10 ani.
Ce se greșește în practică
- Se aplică cei 5 ani din OG 26/2000 începând cu data fiecărei tranzacții. Pentru documentele contabile, termenul curge însă de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului, deci mai târziu.
- Se uită că statele de salarii intră expres în termenul de 5 ani de la art. 25 din Legea nr. 82/1991 și se arhivează separat, fără dată de păstrare.
- Se presupune că fundațiile nu au această obligație. Art. 31 alin. (2) extinde însă art. 27^3 și la fundații.
Pași practici pentru contabil
- Organizează arhiva pe exerciții financiare, nu pe date calendaristice ale tranzacțiilor.
- Notează pe fiecare biblioraft data minimă de păstrare: 1 iulie a anului următor exercițiului, plus 5 ani.
- Ține situațiile financiare separat, cu termen de 10 ani.
- Înainte de orice casare, verifică dacă asociația nu are proceduri deschise sau alte obligații care justifică păstrarea mai îndelungată.
De reținut
- Registrele tranzacțiilor: cel puțin 5 ani (OG 26/2000, art. 27^3), obligație aplicabilă și fundațiilor (art. 31 alin. (2)).
- Registrele contabile și documentele justificative, inclusiv statele de salarii: 5 ani de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului (Legea nr. 82/1991, art. 25).
- Situațiile financiare anuale: 10 ani (Legea nr. 82/1991, art. 28 alin. (2^1)).