Trebuie tipărit registrul de casă dacă e ținut în programul de contabilitate?
Nu. Legea permite explicit păstrarea pe suport electronic, cu o singură condiție reală: să poată fi listat oricând e nevoie.
Ce spune norma
OMFP 2634/2015, Anexa 1 "Norme generale de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile", pct. 36: "Păstrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate și a celorlalte documente financiar-contabile se face, după caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hârtie sau pe suport electronic. [...] În cazul în care evidența contabilă este ținută cu ajutorul programelor informatice, documentele financiar-contabile se pot păstra pe suporturi tehnice, pe durata termenelor prevăzute de legislația în vigoare, cu condiția să poată fi listate în orice moment, în funcție de necesitățile entității sau la cererea organelor de control."
Deci registrul de casă ținut în programul de contabilitate nu trebuie tipărit și îndosariat zi de zi, lună de lună, ca o obligație de sine stătătoare — el trebuie să existe în format listabil, pregătit să fie printat imediat dacă o cerere legitimă o impune (control, solicitare a organelor fiscale, verificare internă).
Ce înseamnă practic "să poată fi listat oricând"
- programul de contabilitate trebuie să permită generarea registrului de casă pentru orice perioadă anterioară, nu doar pentru luna curentă;
- datele stau pe un suport tehnic accesibil (server propriu, cloud, back-up), nu doar temporar în memoria unei aplicații fără arhivare;
- dacă se schimbă programul de contabilitate, arhiva electronică a registrelor vechi trebuie să rămână accesibilă și listabilă, nu pierdută odată cu migrarea.
Ce spune norma despre arhivarea electronică propriu-zisă
Aceeași Anexă 1, pct. 36, mai precizează: "În cazul păstrării pe suport electronic a documentelor financiar-contabile, inclusiv a celor care au fost convertite din format hârtie în format electronic, nu este obligatorie aplicarea prevederilor Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică" — deci nu e nevoie de o arhivă electronică certificată separat, în regimul special al arhivării electronice, dacă documentele sunt oricum generate/păstrate direct din programul de contabilitate.
Cât timp se păstrează
Pct. 37^1 din aceeași Anexă: "Registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhiva persoanelor [...] timp de 5 ani calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite, inclusiv pentru statele de salarii." Termenul de păstrare se aplică identic, indiferent dacă arhiva e pe hârtie sau electronică.
Checklist practic
- Nu tipări sistematic registrul de casă doar din obligație de rutină — nu există o astfel de obligație generală, cât timp datele sunt ținute corect electronic.
- Asigură-te că programul de contabilitate poate genera și lista registrul de casă pentru orice lună/an anterior, la cerere.
- Verifică back-up-ul și accesibilitatea datelor pe termenul legal de păstrare (5 ani de la 1 iulie al anului următor încheierii exercițiului financiar).
- La schimbarea de soft de contabilitate, migrează sau păstrează separat arhiva electronică a registrelor vechi, listabilă la nevoie.