Cum tratează contabilitatea retragerile personale ale asociatului din contul firmei?
Contabilitatea nu cunoaște o categorie generică „retragere personală" — orice sumă care iese din contul firmei către asociat trebuie încadrată într-o operațiune concretă, cu un cont și un temei propriu.
Temeiul legal
„Sumele depuse sau lăsate temporar de către acționari/asociați la dispoziția entității, precum și dobânzile aferente, calculate în condițiile legii, se înregistrează în contabilitate în conturi distincte (contul 4551 «Acționari/asociați - conturi curente», respectiv contul 4558 «Acționari/asociați - dobânzi la conturi curente»)." — OMFP 1802/2014, pct. 349
„Cota-parte din profit ce se plătește fiecărui asociat constituie dividend." — Legea 31/1990, art. 67 alin. (1)
O sumă ieșită din contul firmei către asociat este, contabil, una din trei situații: (1) plata unui dividend aprobat (contul 457, respectiv 456 pentru dividendul interimar), (2) restituirea unui împrumut pe care asociatul l-a acordat anterior firmei (contul 4551), sau (3) restituirea unui exces rezultat din regularizarea dividendelor interimare cu cel anual aprobat. În afara acestor trei situații, o retragere fără temei contabil documentat nu este acoperită de acest modul și trebuie analizată separat, ca posibilă reîncadrare fiscală.
Ce se greșește în practică
Greșeala tipică este înregistrarea unei retrageri „la liber", fără să se stabilească dinainte dacă este vorba de un dividend, de restituirea unui împrumut anterior sau de altceva — ceea ce lasă contul 4551 sau 456 cu solduri greu de justificat la un control. Dacă asociatul nu are un sold creditor anterior (adică nu a depus el bani în firmă), o „restituire" către el în lipsa unei asemenea sume depuse anterior nu are, contabil, acoperire reală și riscă să fie reîncadrată.
Ce face iConta.eu
Modulul de decontări asociați din iConta nu are o operațiune „retragere personală": ecranul cere explicit alegerea uneia dintre cele trei operațiuni documentate — dividend, împrumut asociat sau regularizare interimară. Pentru împrumut, aplicația acceptă doar valorile „primire" și „restituire"; nu există, conform sursei analizate, o a patra opțiune care să acopere o retragere fără temei. Practic, orice sumă ieșită din contul firmei către asociat trebuie introdusă în aplicație ca una dintre aceste trei operațiuni — alegerea corectă rămâne responsabilitatea celui care înregistrează operațiunea.