Ce faci dacă administratorul plătește cheltuieli personale cu cardul firmei?
Se întâmplă — administratorul plătește cu cardul firmei o cheltuială care nu are legătură cu activitatea: o cumpărătură personală, o masă în familie, o achiziție fără nicio treabă cu firma. Din punct de vedere contabil, suma nu poate rămâne o cheltuială a firmei — firma nu a cumpărat nimic pentru ea însăși, ci a plătit, de fapt, în locul administratorului. Suma devine o creanță a firmei asupra lui, nu o cheltuială deductibilă.
Temeiul legal
Legea 31/1990, art. 67 alin. (2^3) — adăugat de Legea 239/2025, în vigoare din 18.12.2025: „Societățile care distribuie trimestrial dividende, potrivit legii, nu pot acorda acționarilor sau asociaților, după caz, sau altor persoane afiliate [...] împrumuturi, până la regularizarea diferențelor rezultate din distribuirea dividendelor în cursul anului."
Legea 31/1990, art. 67 alin. (2^4) — adăugat de Legea 239/2025: „Societățile care, pe baza situațiilor financiare anuale, aprobate potrivit legii, au o valoare a activului net diminuată la mai puțin de jumătate din valoarea capitalului social subscris nu pot restitui acționarilor sau asociaților [...] împrumuturile luate de la aceștia."
Legea 31/1990, art. 67 alin. (2^5)-(2^6) — răspundere solidară a societății și a asociatului beneficiar, respectiv contravenție cu amendă de 10.000-200.000 lei, pentru nerespectarea interdicțiilor privind împrumuturile către/de la asociați.
De ce contează distincția
O cheltuială personală plătită cu cardul firmei, dacă rămâne înregistrată ca și cheltuială de exploatare a firmei (protocol, materiale, servicii), înseamnă două probleme: firma își reduce nejustificat profitul impozabil cu o sumă care nu are legătură cu activitatea, iar administratorul primește, în fapt, un beneficiu de la firmă fără să fie impozitat corect ca atare.
Tratată corect, suma e o creanță a firmei asupra administratorului — practic firma i-a dat bani, sub formă de plată directă a unei cheltuieli personale, exact ca un împrumut acordat de firmă asociatului. Iar din 18 decembrie 2025, o astfel de „acordare de împrumut" de la firmă către asociat e supusă interdicțiilor de la art. 67 alin. (2^3)-(2^4): firma nu poate face asta dacă distribuie dividende trimestrial neregularizate, iar dacă suma nu e recuperată la timp și activul net e afectat, riscă răspundere solidară și amendă.
Cum se tratează
- Suma nu se înregistrează pe un cont de cheltuială a firmei — se înregistrează ca o creanță asupra administratorului/asociatului, cu obligația acestuia de a o restitui firmei.
- Restituirea se face fie prin virament din contul personal, fie prin rețineri succesive (de exemplu, din dividende sau din alte sume pe care firma i le datorează, dacă părțile convin explicit acest lucru).
- Dacă suma rămâne nerestituită mult timp, fără documente care să arate intenția de restituire, riscă să fie reîncadrată de organele fiscale ca venit impozabil al administratorului, cu impozit și contribuții aferente.
Ce se greșește în practică
- Se lasă cheltuiala personală înregistrată ca cheltuială deductibilă a firmei, fără nicio corecție. Firma își reduce nejustificat profitul impozabil, risc direct la control.
- Nu se urmărește suma ca o creanță de recuperat de la administrator. Fără o evidență clară a sumei datorate, ea „se pierde" în contabilitate și devine imposibil de reconstituit ulterior cu cine o datorează și de când.
- Se ignoră interdicțiile noi din 2025 atunci când firma distribuie dividende trimestrial: acordarea unei astfel de sume asociatului, înainte de regularizarea dividendelor interimare, poate încălca art. 67 alin. (2^3).
Ce face iConta.eu
Motorul de decontări cu asociații din aplicație acoperă în acest moment sumele care circulă de la asociat către firmă — primirea și restituirea unui împrumut acordat de asociat (contul 4551). Situația opusă, firma care plătește sau acordă o sumă asociatului/administratorului (cum e cazul unei cheltuieli personale plătite cu cardul firmei), nu are un flux dedicat automatizat în acest moment — operațiunea trebuie tratată manual de contabil, prin reclasificarea sumei ca și creanță asupra administratorului, iar interdicțiile din art. 67 alin. (2^3)-(2^4) nu sunt verificate automat.