Cum se tratează inventarul obiectelor din camerele unui hotel?

Lenjeria, prosoapele, vesela din camere, uscătoarele de păr și televizoarele sub pragul de mijloc fix sunt, de regulă, obiecte de inventar. Ele au trecut deja pe cheltuieli la darea în folosință (603 = 303). Hotelul le urmărește în continuare în contul extrabilanțier 8035 „Stocuri de natura obiectelor de inventar date în folosință”, al cărui sold arată ce se află în uz (OMFP 1802/2014, funcțiunea contului 8035). Inventarierea anuală verifică acest sold, cameră cu cameră.

De ce se inventariază și obiectele trecute pe cheltuieli

OMFP 2861/2009, pct. 2 alin. (1), obligă entitatea să inventarieze elementele de natura activelor cel puțin o dată pe exercițiu, de regulă la închiderea lui (pct. 4 alin. (1)). Pct. 2 alin. (4) cere ca toate activele să fie date „în răspundere gestionară sau în folosință”. Faptul că un obiect de inventar nu mai figurează în bilanț nu scoate hotelul de sub obligația de a-l urmări. Contul 8035 este tocmai evidența care se confruntă cu realitatea.

Organizarea pe camere

• Gestiunile. Fiecare etaj sau corp de clădire are un responsabil, de exemplu guvernanta de etaj, căruia i se predau obiectele cu bon sau proces-verbal de dare în folosință.
• Declarația gestionarului. Înainte de numărare, comisia ia de la responsabil o declarație scrisă. Declarația arată dacă gestionează bunuri și în alte locuri, dacă are plusuri sau lipsuri cunoscute și care e ultimul document de intrare sau ieșire (pct. 8 lit. a)).
• Toate spațiile. Comisia identifică toate încăperile cu bunuri de inventariat (pct. 8 lit. b)): camerele, oficiile de etaj, spălătoria și magazia de lenjerie curată. Lenjeria aflată la spălat în momentul numărării trebuie și ea inventariată, altfel iese o lipsă falsă.
• Numărarea. Stocurile faptice se stabilesc prin numărare (pct. 15 alin. (1)) și se trec în liste de inventariere pe fiecare cameră sau loc de folosință (pct. 34).

Rezultatele și regularizarea

Rezultatele se stabilesc prin compararea listelor cu evidența tehnico-operativă și cu contabilitatea, adică cu analiticul contului 8035 pe locuri de folosință (pct. 35 alin. (1)). Pentru plusuri, lipsuri și deprecieri, comisia cere explicații scrise responsabililor și stabilește natura diferențelor (pct. 39). Procesul-verbal cuprinde și propunerile de scoatere din uz a obiectelor de inventar uzate (pct. 42). Propunerile se prezintă administratorului în 7 zile lucrătoare de la încheierea inventarierii (pct. 43). Rezultatele aprobate se înregistrează în evidența tehnico-operativă în cel mult 7 zile lucrătoare de la aprobarea procesului-verbal (pct. 45 alin. (1)).

Exemplu

Contul 8035 arată, pentru etajul 2 (10 camere), 30 de seturi de lenjerie și 60 de prosoape. La inventar se găsesc 24 de seturi în camere și 5 la spălătorie, deci 29 de seturi, și 52 de prosoape. Rezultatul:

• 1 set lipsă și 8 prosoape lipsă, pentru care guvernanta dă explicații scrise;
• 6 prosoape uzate propuse pentru casare în procesul-verbal.

După aprobare, contul 8035 se creditează cu valoarea celor 6 prosoape casate. Obiectele lipsă urmează regimul lipsurilor, imputabile sau neimputabile, stabilit pe baza explicațiilor.

Pași practici pentru contabil

1. Ține analiticul contului 8035 pe etaje sau camere, nu doar global.
2. Programează inventarul când lenjeria e în circuit cunoscut și numără și spălătoria.
3. Pregătește listele de inventariere pe loc de folosință, precompletate cu cantitățile scriptice.
4. Înregistrează casările și lipsurile aprobate în cel mult 7 zile lucrătoare.

De reținut

• Obiectele din camere se inventariază fizic, chiar dacă sunt deja pe cheltuieli.
• Baza de comparație este soldul analitic al contului 8035.
• Diferențele se explică în scris, iar casarea se face doar pe procesul-verbal aprobat.

Toate ghidurile · ← iConta.eu · Termeni și condiții