Cum tratez avansurile de trezorerie nejustificate înainte de radiere?
O firmă în lichidare descoperă adesea, la inventarierea finală, avansuri spre decontare acordate salariaților care nu au fost niciodată justificate cu documente. Situația trebuie clarificată înainte de raportul final de lichidare, nu lăsată nesoluționată.
Temeiul legal
„(4) La data acordării avansurilor spre decontare, sumele aferente intră în calculul plafonului zilnic prevăzut la alin. (1) lit. c) sau d), după caz." — Legea nr. 70/2015, art. 3 alin. (4), astfel cum a fost completat de OUG nr. 115/2023 (sursă: anaf_surse/legea_70_2015_consolidat.txt)
Ce rezultă pentru avansurile rămase nejustificate la momentul lichidării:
- Un avans spre decontare e, din punct de vedere contabil, o creanță a firmei față de salariat (nu o cheltuială) până în momentul în care e justificat cu documente sau restituit — un avans nejustificat rămas la lichidare nu „dispare" din evidență, ci rămâne o sumă de recuperat.
- Înainte de întocmirea raportului final de lichidare, lichidatorul trebuie să clarifice fiecare avans nejustificat: fie salariatul aduce documentele justificative pentru cheltuiala efectuată, fie restituie suma, fie — dacă niciuna dintre variante nu mai e posibilă — suma trebuie reclasificată corespunzător, cu tratamentul fiscal specific (de exemplu ca venit impozabil al persoanei care a primit avansul, dacă nu poate fi recuperată).
- Situația patrimoniului prezentată prin situațiile financiare de lichidare (cerute la depunerea cererii de radiere, conform art. 260 din Legea 31/1990) trebuie să reflecte corect aceste creanțe nesoluționate — un avans „uitat" nejustificat denaturează imaginea reală a patrimoniului la radiere.
- Din perspectiva disciplinei financiare, acordarea și decontarea avansurilor spre decontare rămân, până la ultima zi de activitate, supuse acelorași plafoane de numerar din Legea 70/2015 ca orice altă firmă activă — lichidarea nu suspendă aceste reguli.
Ce se greșește în practică
- Se lasă avansurile nejustificate „pe ultima sută de metri" a lichidării, fără nicio acțiune de recuperare sau reclasificare, ceea ce distorsionează situațiile financiare de lichidare depuse la registrul comerțului.
- Se tratează automat avansul nejustificat ca pierdere sau cheltuială a firmei, fără să se evalueze mai întâi posibilitatea reală de recuperare de la salariat sau tratamentul fiscal corect al sumei nerecuperabile.
- Se confundă avansul spre decontare nejustificat cu o simplă eroare contabilă minoră, ignorând că el rămâne o creanță activă până la clarificare, cu impact direct asupra patrimoniului net al firmei în lichidare.
Ce face iConta.eu
La data acestui ghid, iConta.eu urmărește soldul avansurilor spre decontare acordate și nedecontate pe fiecare persoană și oferă o funcție de reclasificare în bilanț a avansurilor rămase nedecontate (mutarea lor din contul de avansuri de trezorerie într-un cont de creanțe, conform planului general de conturi) — decizia de a folosi această reclasificare, la lichidare sau oricând altcândva, rămâne a contabilului.