Pot trimite PDF-ul clientului înainte de validarea în e-Factura?
Puteți trimite clientului un PDF sau o copie a facturii oricând, ca informare — dar din punct de vedere legal, acel document nu este „factura comunicată". Data comunicării oficiale e stabilită exclusiv de momentul în care factura devine disponibilă în sistemul RO e-Factura.
Temeiul legal
„(6) Exemplarul original al facturii electronice se consideră fișierul de tip XML însoțit de semnătura electronică a Ministerului Finanțelor. (7) Data comunicării facturii electronice către destinatar se consideră data la care factura electronică este disponibilă acestuia pentru descărcare din sistemul național privind factura electronică RO e-Factura. Destinatarul este notificat cu privire la facturile electronice primite în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura [...]. Data comunicării este accesibilă în sistem și emitentului facturii electronice." — OUG 120/2021, art. 4 alin. (6) și (7) (sursă: anaf_surse/oug_120_2021.txt)
Ce înseamnă practic:
- Originalul legal e fișierul XML semnat electronic de Ministerul Finanțelor, nu PDF-ul generat de aplicația contabilă și nici cel trimis pe e-mail clientului — acesta din urmă e cel mult o copie informativă.
- Data comunicării către client e stabilită de sistem: momentul din care factura devine disponibilă pentru descărcare în RO e-Factura, indiferent când a fost trimis un PDF separat pe e-mail sau prin altă cale.
- Trimiterea unui PDF înainte ca factura să fie validată și disponibilă în sistem nu produce niciun efect juridic de comunicare — dacă factura conține erori și e respinsă la validare (art. 4 alin. (5)), clientul ar primi un document care nu corespunde cu ce va ajunge, în final, prin sistemul oficial.
- Dacă factura electronică respectă structura cerută, se aplică semnătura electronică a Ministerului Finanțelor și se comunică de îndată destinatarului — procesul e practic automat, deci trimiterea manuală a unui PDF în avans nu aduce, de regulă, un avantaj de timp semnificativ.
- O factură deja comunicată destinatarului prin sistem nu se mai poate returna — orice corecție ulterioară trebuie făcută conform art. 330 din Codul fiscal și retransmisă prin același sistem RO e-Factura, nu prin trimiterea unui PDF corectat separat.
Ce se greșește în practică
- Se trimite clientului PDF-ul facturii imediat ce e generată în contabilitate, înainte de validarea prin RO e-Factura, iar dacă factura e respinsă la validare, clientul rămâne cu un document care nu mai corespunde cu factura oficială transmisă ulterior.
- Se consideră data trimiterii PDF-ului drept „data facturării" pentru evidențele proprii ale clientului, deși legal data comunicării e cea din sistemul RO e-Factura.
- Se încearcă „retragerea" unei facturi deja comunicate prin trimiterea unui PDF anulat — legal, o factură comunicată nu se poate returna în sistem, corecția trebuie făcută conform art. 330 Cod fiscal.
Ce face iConta.eu
iConta.eu generează factura, o transmite prin conectorul propriu către sistemul RO e-Factura (upload XML, urmărirea stării mesajului — validat, respins sau în procesare) și oferă și un PDF al facturii pentru uz intern sau pentru trimitere informativă către client. La data acestui ghid, aplicația nu blochează generarea sau trimiterea separată a PDF-ului înainte de confirmarea validării în e-Factura — decizia de a trimite clientului PDF-ul înainte sau după validare rămâne a contabilului/utilizatorului, cu mențiunea legală de mai sus: doar XML-ul validat și semnat de Ministerul Finanțelor are valoare de original.