Ce verifică ANAF la contul 461?

Contul 461 „Debitori diverși” atrage atenția la control pentru că adună sume ieșite din firmă fără o factură de vânzare în spate. Un sold vechi sau în creștere ridică trei întrebări: cine datorează banii, pe ce document și de ce nu au fost recuperați. Dacă răspunsul nu este documentat, suma poate fi tratată ca o cheltuială în favoarea unui asociat sau ca o pierdere nedeductibilă.

Ce are voie să conțină contul

Potrivit OMFP nr. 1802/2014, contul 461 ține evidența debitorilor din „pagube materiale create de terți”, a creanțelor din titluri executorii și a altor creanțe, altele decât cele față de entități afiliate. În debit intră, printre altele: - bunurile lipsă imputate terților; - prețul de vânzare al imobilizărilor cedate; - avansurile de trezorerie acordate persoanelor fizice care nu sunt salariați, nedecontate până la bilanț; - despăgubirile și penalitățile datorate de terți; - chiriile și redevențele de încasat.

Sumele puse la dispoziția terților pentru plăți în numele firmei se înregistrează distinct, în contul 461 (OMFP nr. 1802/2014, pct. 306 alin. (1)).

Ce verifică inspectorii

1. Documentul din spatele fiecărui sold. Orice operațiune se consemnează într-un document justificativ (Legea nr. 82/1991, art. 6 alin. (1)). Pentru 461, asta înseamnă contract, proces-verbal de imputare, hotărâre judecătorească sau dispoziție de plată cu decont.
2. Inventarierea. Soldurile trebuie inventariate cel puțin o dată pe an (Legea nr. 82/1991, art. 7 alin. (1)). O confirmare de sold de la debitor este cea mai bună probă.
3. Cine este debitorul. Sumele ieșite către asociați, administratori sau rudele lor, fără contraprestație, pot fi încadrate drept cheltuieli „în favoarea acționarilor sau asociaților”. Acestea sunt nedeductibile (Codul fiscal art. 25 alin. (4) lit. d)).
4. Avansurile de trezorerie nedecontate. O sumă dată unui terț pentru cumpărături, fără decont justificativ, rămâne o creanță. Dacă este trecută pe cheltuieli fără documente, cheltuiala nu se poate deduce.
5. Scoaterea din evidență. Pierderea din creanțe scoase din evidență este deductibilă numai în cazurile din Codul fiscal art. 25 alin. (4) lit. h). Printre ele: faliment închis prin hotărâre judecătorească, debitor decedat fără moștenitori care să plătească, debitor lichidat fără succesor.

Exemplu

La 31 decembrie, contul 461 are un sold de 45.000 lei. Din el, 30.000 lei sunt „bani dați domnului X pentru achiziții” în urmă cu doi ani, fără decont. X este fratele asociatului unic. Restul de 15.000 lei este o despăgubire stabilită prin sentință împotriva unui transportator.

La control, despăgubirea are document și nu ridică probleme. Pentru cei 30.000 lei, inspectorii vor cere contractul, dovada achizițiilor și demersurile de recuperare. Dacă firma trece suma pe cheltuieli fără aceste dovezi, cheltuiala este tratată ca nedeductibilă. Poate fi încadrată și ca beneficiu acordat unei persoane legate de asociat.

Cum pregătești contul

1. Fă o fișă analitică pe fiecare debitor, cu data și documentul de origine.
2. Trimite confirmări de sold la inventariere.
3. Cere decont pentru fiecare avans dat unei persoane din afara firmei.
4. Pentru sumele nerecuperabile, păstrează dovada încadrării într-un caz din art. 25 alin. (4) lit. h) înainte de scoaterea din evidență.
5. Nu folosi 461 pentru sume date asociaților. Tratează-le după natura lor reală: împrumut documentat, dividend sau decont.

De reținut

• Contul 461 este pentru creanțe din alte operațiuni decât vânzările: pagube, imputații, cesiuni de active, avansuri către terți (OMFP nr. 1802/2014).
• Fiecare sold are nevoie de document justificativ și de inventariere (Legea nr. 82/1991, art. 6-7).
• Sumele scoase în favoarea asociaților sunt nedeductibile (Codul fiscal art. 25 alin. (4) lit. d)).
• Debitele pierdute sunt deductibile doar în cazurile din art. 25 alin. (4) lit. h).

Toate ghidurile · ← iConta.eu · Termeni și condiții