Cum se verifică facturile subcontractorilor cu situațiile de lucrări?
Notă de limitare: în sursele verificate nu există un act normativ care să reglementeze explicit, pas cu pas, „verificarea facturilor subcontractorilor cu situațiile de lucrări" ca procedură formală. Ce există este principiul general al documentului justificativ din legislația contabilă, aplicabil oricărei facturi, inclusiv celor emise de subantreprenori în construcții — și de aici derivă practica de a corela factura cu situația de lucrări.
Temeiul legal
„Documentele justificative trebuie să cuprindă următoarele elemente principale: – denumirea documentului; [...] – menționarea părților care participă la efectuarea operațiunii economico-financiare (când este cazul); [...] – conținutul operațiunii economico-financiare și, atunci când este necesar, temeiul legal al efectuării acesteia; [...] – datele cantitative și valorice aferente operațiunii economico-financiare efectuate, după caz[.]" — OMFP nr. 2.634/2015, Anexa 1 (Norme generale), pct. 2 (sursă: anaf_surse/omfp_2634_2015_anexa1_norme_generale.txt)
O factură emisă de un subantreprenor este, ca orice document justificativ, obligată să reflecte corect „conținutul operațiunii economico-financiare" și datele cantitative/valorice aferente. În practica de construcții, situația de lucrări (documentul tehnic care detaliază cantitățile și stadiul fizic al lucrărilor executate, semnat de dirigintele de șantier sau beneficiar) este documentul care probează conținutul real al operațiunii facturate. Corelarea facturii cu situația de lucrări nu este impusă printr-un articol specific, ci decurge din principiul general: o factură trebuie să corespundă unei operațiuni reale, demonstrabile — iar în construcții, situația de lucrări este dovada tipică a acestei realități.
Ce se greșește în practică
- Se înregistrează factura subantreprenorului în contabilitate fără a o compara cu situația de lucrări aferentă, riscând discrepanțe între valoarea facturată și stadiul fizic real al lucrărilor.
- Se presupune că existența unei facturi „valide" (cu toate elementele formale) este suficientă, ignorând că temeiul ei economic trebuie susținut de documentul tehnic corespunzător.
- Se acceptă facturi de avans fără situație de lucrări asociată, deși avansurile ar trebui, la rândul lor, regularizate pe măsura situațiilor de lucrări ulterioare.
Ce face iConta.eu
iConta.eu permite atașarea documentelor justificative la facturile înregistrate în contabilitate, dar nu are un modul specializat de comparare automată a valorilor facturate cu situațiile de lucrări din construcții — corelarea rămâne o verificare manuală a utilizatorului.