Cum verifici un partener în registrele ANAF înainte de a-l factura
Un partener cu codul de TVA anulat, o firmă inactivă fiscal, un client care nu apare în registrul e-Factura. Toate trei se verifică în câteva minute, gratuit, iar consecința neverificării o suportă tu, nu el.
Registrele publice
ANAF pune la dispoziție mai multe registre consultabile online, fără cont și fără cerere:
Registrul persoanelor impozabile înregistrate în scopuri de TVA — arată dacă partenerul e plătitor de TVA la data consultării.
Registrul persoanelor impozabile a căror înregistrare în scopuri de TVA a fost anulată — arată dacă și de când a fost anulat codul.
Registrul contribuabililor inactivi/reactivați — arată dacă firma e declarată inactivă fiscal.
Registrul RO e-Factura — arată dacă partenerul e înscris în sistem.
Registrul achizițiilor de locuințe cu cotă redusă de TVA — pentru cazul specific al livrărilor de locuințe.
Pentru partenerii din alte state membre, verificarea se face în VIES, sistemul european de validare a codurilor de TVA.
De ce contează codul anulat
Un furnizor cu codul de TVA anulat nu are drept de colectare. TVA-ul înscris pe factura lui nu e deductibil la beneficiar.
Iar anularea poate opera retroactiv, de la o dată anterioară consultării. De aceea verificarea trebuie făcută la data operațiunii, nu la data la care factura ajunge la contabilitate.
Pentru partenerii recurenți, o verificare periodică — lunară, la închidere — e mai eficientă decât una la fiecare factură.
Legea nr. 227/2015 — Codul fiscal, art. 316 — înregistrarea persoanelor impozabile în scopuri de TVA, inclusiv cazurile de anulare a înregistrării.
Art. 11 — limitarea deducerii cheltuielilor și a TVA în relația cu contribuabili declarați inactivi sau cu înregistrarea în scopuri de TVA anulată.
Art. 299 — condițiile de exercitare a dreptului de deducere: deținerea unei facturi emise în conformitate cu prevederile art. 319.
Legea nr. 207/2015 — Codul de procedură fiscală, art. 92 — declararea contribuabililor inactivi.
Contribuabilul inactiv
Regimul e mai dur decât la codul anulat. Pentru operațiunile cu un contribuabil declarat inactiv, beneficiarul nu deduce nici cheltuiala, nici TVA.
Inactivarea se produce în situații prevăzute de lege — nedepunerea declarațiilor o perioadă, sediu social expirat, sustragerea de la control. Firma poate continua să emită facturi, iar partenerii pot descoperi mult mai târziu că nu le pot deduce.
Registrul de inactivi e cel mai important de consultat la un partener nou.
Ce verifici la un partener nou
Înainte de prima operațiune, patru lucruri:
Existența și datele de identificare — denumire, CUI, sediu, corespondența cu ce scrie pe documente. Starea de activitate fiscală — nu e inactiv. Regimul de TVA — plătitor sau nu, cod valid, nu anulat. Înscrierea în RO e-Factura, pentru operațiunile care intră sub incidența sistemului.
Pentru parteneri din alt stat membru, se adaugă validarea codului în VIES — obligatorie pentru aplicarea scutirii la livrările intracomunitare.
Dovada verificării
Un ecran consultat și închis nu e dovadă. Pentru operațiunile importante merită păstrată o captură sau documentul generat de registru, cu data consultării.
La un control, întrebarea nu e dacă ai știut, ci dacă puteai să știi. Un registru public, gratuit și accesibil face greu de susținut necunoașterea.
Când se reface verificarea
La orice partener nou, înainte de prima factură. La partenerii recurenți, periodic — lunar sau trimestrial, la închidere. Și obligatoriu înainte de o operațiune de valoare mare, unde pierderea deducerii ar conta.
E o verificare de câteva minute care evită o cheltuială nedeductibilă și un TVA pierdut.