Cum se ține casa la un cabinet medical
Regimul de casierie al unui cabinet medical depinde, în primul rând, de forma de organizare — un cabinet medical individual (formă liberă de profesie, fără personalitate juridică de tip societate comercială) are un regim diferit de casă de marcat față de un cabinet organizat ca SRL.
Cabinetul medical individual — exceptat de la casa de marcat
Potrivit art. 2 lit. f) din OUG nr. 28/1999 privind obligația operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, sunt exceptate de la obligația casei de marcat încasările din „activitățile desfășurate ca profesii libere sub toate formele de organizare care nu implică crearea unei societăți comerciale." Un cabinet medical individual (cabinet individual, cabinete asociate, societate civilă medicală — formele specifice profesiei liberale medicale, fără personalitate juridică de tip societate comercială) intră exact în această excepție: nu are obligația legală de a folosi aparat de marcat electronic fiscal pentru încasările în numerar de la pacienți.
Cabinetul organizat ca SRL — nu beneficiază de excepție
Dacă activitatea medicală e organizată printr-o societate cu răspundere limitată (SRL), excepția de la art. 2 lit. f) nu se aplică — SRL-ul e exact tipul de „societate comercială" pe care textul îl exclude din excepție. Un cabinet medical funcționând ca SRL are obligația generală de a utiliza casă de marcat pentru încasările în numerar, ca orice altă societate comercială.
Chiar și exceptat, plafoanele de numerar din Legea nr. 70/2015 se aplică oricum
Excepția de la casa de marcat nu înseamnă excepție de la regulile generale privind operațiunile cu numerar. Potrivit art. 3 alin. (1) lit. a) din Legea nr. 70/2015, încasările de la persoane fizice sau juridice (categoria de la art. 1 alin. (1) al legii) în numerar sunt limitate la un plafon zilnic de 5.000 lei de la o persoană.
Cabinetul medical încasează în marea majoritate a cazurilor de la pacienți persoane fizice care nu acționează ca profesioniști — pentru încasările de la persoane fizice care nu se încadrează la art. 1 alin. (1) din lege (adică nu sunt ele însele PFA/firmă în tranzacția respectivă), se aplică regula mai permisivă de la art. 4 alin. (1) din Legea nr. 70/2015: plafon zilnic de 10.000 lei de la o persoană, pentru contravaloarea prestărilor de servicii încasate în numerar.
Registrul de casă rămâne obligatoriu
Excepția de la casa de marcat nu înseamnă absența oricărei evidențe a numerarului. Cabinetul medical individual — ca orice PFA/entitate care încasează numerar — ține un registru de casă, în care se înregistrează cronologic toate încasările și plățile în numerar, cu sold zilnic. Fără casă de marcat, chitanța (chitanțier cu regim intern, sau chitanță fiscală dacă aveți obligația) devine documentul justificativ al fiecărei încasări, pe baza căruia se completează registrul de casă.
Investițiile în mijloace fixe pentru cabinet — regulă de deducere specifică
Un aspect conex, util pentru un cabinet medical la calculul veniturilor: potrivit art. 28 alin. (20) din Codul fiscal, contribuabilii care investesc în mijloace fixe destinate prevenirii accidentelor de muncă și bolilor profesionale, precum și înființării și funcționării cabinetelor medicale, pot deduce integral valoarea acestora la calculul profitului impozabil la data punerii în funcțiune, sau pot recupera cheltuiala prin amortizare — regulă la care trimite explicit și art. 68 alin. (4) lit. e) Cod fiscal pentru cabinetele medicale organizate ca PFA, la determinarea venitului net în sistem real.
Concluzie practică
- Verificați forma de organizare a cabinetului — individuală/liberă profesie (exceptat de casă de marcat, art. 2 lit. f) OUG 28/1999) sau SRL (obligat la casă de marcat).
- Indiferent de formă, respectați plafoanele de încasări în numerar din Legea nr. 70/2015 — 10.000 lei/zi de la o persoană fizică-pacient (art. 4), 5.000 lei/zi de la o persoană juridică/PFA (art. 3).
- Țineți registrul de casă la zi, cu chitanțe pentru fiecare încasare, indiferent dacă folosiți sau nu casă de marcat.